Nyatanya, arsip lebih berasa saat diakses via format pdf. Seperti yang kualami hari ini, saat bekerja di luar kota, kutemui layanan arsip secara online. Meski masih melalui Whatsapp, namun kebutuhan atas naskah penetapan Menteri teknis sumber daya mineral tahun 1996 itu dapat terpenuhi.
Melalui pejabat pengawas urusan informasi hukum, permintaan akses arsip yang tercipta pada 24 tahun yang lalu untuk kebutuhan referensi pada Direktorat pembinaan usaha hulu migas.
Permintaan layanan arsip yang telah terindentifikasi dari nomor naskah memudahkan tim arsip dalam menelusurinya. Aku yang berada di luar kota segera memforward permintaan arsip termaksud kepada tim yang berada di kantor. Di kantor kami, naskah penetapan yang ditandatangani oleh Menteri terkait urusan pertambangan minyak dan gas bumi, kita simpan dalam format pdf pada media simpan database komputer. Tentu hanya untuk keperluan kecepatan akses dalam kerangka referensi.
Sebelum arsip diketemukan dan di share oleh tim di WAG tim arsip Ditjen Migas, aku belum tahu isi arsipnya. Ternyata isinya tentang pedoman pengusaha Pertambangan minyak bumi pada sumur tua yang disyahkan melalui tanda tangan Menteri IB Sudjana. Menteri Pertambangan dan Energi sebelum kemudian berubah menjadi Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM).
Akhirnya, tulisan ini menjadi rekam jejak seorang arsiparis dalam mengawal kearsipan. Sejak bergabung sebagai arsiparis di Ditjen Migas, aku telah menginisiasi pembangunan database (aplikasi berbasis web offline/intranet) sebagai media simpan dan sarana penelusuran arsip.
Kini, aplikasi yang kami sebut dengan”arsip digital” telah membantu tim arsip Ditjen Migas dalam menjamin ketersediaan arsip. Jaminan yang terbangun dari terlaksananya layanan penelusuran arsip.
Nurul Muhamad 