Pengelolaan Arsip di Ditjen Migas berkedudukan pada dukungan manajemen/administrasi internal. Kedudukan dari unit kerja yang melaksanakan layanan perkantoran di Gedung Ibnu Sutowo.
Layanan perkantoran Cq.pengelolaan arsip menyasar muara simpan arsip /dokumen di lingkungan Direktorat Jenderal. (sebagian besar berbentuk kertas). Pengelolaan arsip yang baik akan menginisiasi kenyamanan kerja. Pengelolaan arsip menghindarkan ancaman kesehatan pegawai dan perkantoran dari debu dan zat lain yang hinggap di dalam tumpukan berkas. Pengelolaan arsip akan meningkatkan produktivitas pegawai dalam bekerja. Akhirnya, mempertahankan pencapaian kinerja organisasi
Sesuai amanah perundangan (Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No.43 Kearsipan Tahun 2009, tujuan kearsipan ialah menjamin ketersediaan arsip. Arsip sebagai referensi dan bahan kerja, menciptakan kebutuhan layanan arsip. Sampai saat ini masih terdapat kasus arsip yang tidak terlacak keberadaan fisiknya saat diperlukan. Nilai guna arsip sebagai referensi telah mendominasi kebutuhan layanan arsip.
Validitas daftar arsip dengan lokasi fisik arsip sangat diperlukan dalam menjamin layanan arsip. Untuk itu aplikasi arsip digital Ditjen Migas sebagai sarana temu balik (lumbung daftar arsip dan file. Pdf) sejak tahun 2015
Dalam pengelolaan arsip, kapasitas simpan menjadi persyaratan penting. Arsip Ditjen Migas terus bertambah namun tidak untuk kapasitas simpan. Disisi lain, lebih dari separo yang terlihat arsip, sebetulnya bahan non arsip seperti duplikasi/copy arsip.
Perkiraan pada tahun 2019 kurang lebih 10.000 boks atau setara dengan 2.000 ML masih menjadi beban pengelolaan arsip di Ditjen Migas. Sedangkan kapasitas simpan berada pada (5.200 di ruang sewa + 3.400 boks di Ruang Arsip Gd, Ibnu Sutowo). Terdapat 1.400 boks, di luar kapasitas simpan arsip Ditjen Migas
Nurul Muhamad 