Sebagai referensi diantara ratusan laporan kajian yang berjudul Pengembangan Teknologi Bahan Bakar Gas untuk Transportasi” telah berhasil disampaikan kepada pengguna. Adalah Direktorat Infrastruktur Migas, melalui seorang staf, bisa jadi telah menerima manfaat dari layanan penelusuran arsip.
Arsip delapan tahun yang lalu, tepatnya Tahun 2012 tersimpan di ruang arsip yang kemudian ditelusuri kembali. Sebagai arsiparis yang melaksanakan peran dalam menjamin ketersediaan arsip, pada hari ini 15 September 2020, kita berhasil memberikan layanan permintaan arsip tersebut.
Tulisan ini tentu hanya menjadi dokumentasi pelaksana kearsipan terkait layanan arsip infrastruktur migas. Keberhasilan layanan termaksud tentu mendukung keberhasilan unit kerja infrastruktur. Layanan arsip sebagai wujud layanan perkantoran/dukungan manajemen internal. Pemanfaatan arsip sebagai salah satu rujukan akan membantu para pelaksana di Direktorat terkait.
Disisi lain, mencuat tantangan masa pandemi. Layanan arsip secara online dengan pendekatan otomasi. Pengguna yang terhalang dengan pembatasan sosial (batasan untuk bisa ke kantor) hanya dapat menerima arsip dalam format pdf. Sedangkan khasnanah (koleksi arsip) yang ada masih berbentuk kertas. Untuk itu membutuhkan usaha alihmedia sampai dengan pengiriman kepada pengguna yang penulis sebut dengan “otomasi”
Akhirnya, layanan arsip infrastruktur migas dari koleksi yang masih berbentuk kertas, dituntut dialihmediakan dan tersimpan ke dalam lemari virtual. Meski demikian perlu juga diberikan catatan terkait penangkapan rekaman kegiatan sedari masa aktif.
Sampai disini nalarku terantuk dengan keberadaan sistem perkantoran yang mampu berkolaborasi sejak kegiatan dilaksanakan. Kearsipan bukan semata berada pada muara aliran data atau urusan endapan informasi masa in aktif (selesai proses administrasi). Namun dituntut mampu menangkap informasi dengan tidak lama setelah tercipta.
Nurul Muhamad 