Pemindahan merupakan satu diantara dua aktivitas formal untuk mengurangi arsip. Aktivitas pengurangan arsip lainnya yakni pemusnahan dan penyerahan. Berpindahnya fisik dan kewenangan pengelolaan arsip inaktif ke unit kearsipan merupakan inti dari pemindahan. Pemindahan menjadi penting bukan hanya penyelamatan endapan informasi, namun terkait dengan penyediaan ruang simpan untuk arsip berikutnya.
Bayangkan jika pertambahan arsip tidak diimbangi dengan pengurangan. Tentu akan berdampak buruk kepada slot ketersediaan ruang simpan. Pemindahan yang dilakukan oleh unit pengolah dan unit kearsipan. Pemindahan antar unit kearsipan, jika disuatu instansi terdapat penjenjangan.
Sebagai contoh Di Unit Kearsipan Ditjen Migas ke Unit Unit Kearsipan Sekretariat Jenderal KESDM. Pemindahan arsip dari kantor Ditjen Migas ke gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, antara lain adalah sebagai berikut:
- 716 boks pada seri arsip laporan jasa konsultansi/lainnya tahun 1992 – 2017. Waktu pelaksanaan pemindahan pada tahun 2017 sebanyak 245 boks dan pada tahun 2019 sebanyak 471 boks.
- 449 Boks pada jenis laporan Pembangunan Infrastruktur Migas tahun 2009 – 2012. Waktu pelaksanaan pemindahan pada tahun 2018.
- 166 Boks pada jenis Dokumen UKL/UPL (pengelolaan Lingkungan/AMDAL/ studi kelayakan lingkungan). Waktu pelaksanaan pada tahun 2013 dan tahun 2015.
- 43 Boks pada Seri arsip Kerjasama Migas. Waktu pelaksanaan pemindahan pada tahun 2013.
- 67 boks pada seri WP&B KKKS
- 394 Boks untuk tema arsip substantif Migas pada tahun 2010
Nurul Muhamad 