Sinta & Arsip Politeknik Negeri Cilacap

Sore itu, aku kaget menerima pertanyaan dari Sinta. Bukan karena namanya terkenal sebagai kekasih Rama, namun menanyakan terkait efektivitas penanganan arsip tidak teratur. Sinta tertarik bertanya setelah membaca kiriman ilustrasi berjudul” penataan” via WAG Alumni Kearsipan. Baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/09/17/penataan/

Sinta yang mendapat amanah mengurus arsip Politeknik Negeri Cilacap, satu diantara banyak UPT dalam naunga Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 

Merasa seorang diri selaku petugas arsip di instansinya, Sinta yang di tahun 2019 diterima sebagai CPNS merasa kebingungan. “Awal masuk instansi bener2 bingung mau mulai dari mana kak karena kondisi arsip inaktifnya berbentuk gudang arsipnya berserakan” tulisnya melalui gawai. 

Dengan mengirimkan foto kondisi ruang arsip yang sudah mulai rapi, Sinta pun menambahkan “Itu udah dibuangi kak krn setengahnya bukan arsip tapi barang2 bekas”. Aku pun tidak dapat berkomentar lain selain memberikan semangat dan untuk lebih bersabar dalam menerima kondisi pekerjaan, dan membagi copy link berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/09/04/kisah-keteladanan-arsiparis-poltekes-negeri-di-yogyakarta/

Senada dg aku dan mungkin petugas arsip di instansi pemerintahan. Dalam ingatanku pada 11 tahun yang lalu, saat aku mulai bergabung di Ditjen Migas KESDM. Ruang Arsip yang berada pada lantai delapan pada Gedung Plaza Centris (sekarang bernama Ibnu Sutowo) di Jakarta Selatan, penuh sesak dengan boks arsip. Bahkan saat pertama kali diarahkan atasan untuk menyambangi ruangan tersebut, aku kesusahan memasuki ruangan karena tumpukan boks arsip nyaris menyentuh plafon. 

“Saya baru mendata saja kak satu2.. Baru terdata 1 roll o’pack dan itu masih campur aduk. Apakah cara saya menangani arsip tidak teratur sudah efektif? Apakah ada cara yg lebih efektif?” sambungnya melalui pesan Whatsapp 

Menarik bagiku, arsiparis yang berada dalam pencarian efektivitas metode dalam berkearsipan. Meski dibungkus dengan kata-kata “kebingungan dan kesendirian” di Politeknik Negeri Cilacap, namun tanya dan keganjilan yang ia alami, bisa jadi akan memantik prosedur teknis yang saat ini sering dipraktikkan. 

“Tenaga arsip hanya saya 1 orang.. Awal saya bingung harus bagaimana.. Jika menerapkan teori rekonstruksi arsip saya rasa kurang efektif karena tenaga hanya satu” imbuh Sinta 

Aku pun belom bisa berkomentar terkait “teori rekonstruksi”. Bukan karena belom mendengar pendekatan “rekonstruksi”, namun pada praktik lapangan, itu terlalu tinggi/teoritis sekali. Pun misalnya hanya untuk mengembalikan ke dalam satu kesatuan permasalahan (status inaktif). Timpalku seuasai kalimat dalam pesan sinta “kondisi arsipnya itu bercerai berai tidak dalam satu permasalahan kak” 

“Cara menangani arsip tidak teratur, memang harus mendata, itu sudah benar, namun aku lebih mengandalkan jurus  “pemilahan”. Pemilahan selain menyingkirkan bahan non arsip, mencari tingkat keaslian, menyeleksi duplikasi, bahkan menyingkirkan barang barang inventaris dan lain sebagainya, dapat mengurangi volume arsip yang signifikan” tambahku

Pada praktik kearsipan keseharian, pada proses pendataan arsip, aku dibantu oleh tim yang berjumlah 5-7 orang. Tiga orang diantara mereka, lulusan tahun 2018 dan lulusan 2019 pada Sekolah Vokasi prodi Kearsipan (magang, sebelum akhirnya mereka mendapat tempat di instansi pemerintah sebagai arsiparis atau staf dokumen Controll di perusahaan migas) 

Untuk itu, aku dapat fokus pada proses pemilihan arsip. Bagiku, pemilahan itu bukan sekedar memisahkan arsip per tahun. Pemilahan menjadi tahap mengembalikan arsip sesuai permasalahan saja (atawa yg sering diistilahkan dengan pendekatan rekonstruksi). Pemilahan juga bukan hanya mengelompokkan isi arsip sesuai klasifikasinya. Perlu dicermati ya… Terkadang memilah arsip berdasarkan permasalahan itu dianggap sama dengan pemilahan berdasarkan klasifikasi arsip. Serupa tapi tidak sama lo…. 

Klasifikasi arsip bisa saja disusun berdasarkan permasalahan yang sama, namun dibungkus dalam kerangka pelaksanaan kegiatan atau tugas dan fungsi dari unit kerja/unit pengolah. Terlebih pada kegiatan substansi (arsip substantif). Praktik di lapangan, aku memberi kode unit kerja. Jadi saat pemilahan, pada map arsip, aku tuangkan kode unit kerja sebelum nanti dipilah kembali sesuai permasalahan atau urusan kegiatan dalam pelaksanaan tugas fungsi instansi. 

“Coba besok aku tulis y, Aku ulas di blogku terkait “pemilahan” dan apa saja yg harus diperhatikan pada aktivitas pemilahan itu” tambahku. Kemudian sinta pun menimpali “Penting banget itu kak.. Saya kesusahan menilai apakah ini arsip atau bukan.. Bahkan saya pernah berdialog dengan bu eny (au ugm) jika duplikasi/ fotokopian itu bukan arsip. Tapi saya ragu,  gatau adakah arsip aslinya atau tidak 🤕” 

Terkait pertanyaan sinta tentang teknis pendataan arsip atau istilahnya deskrepsi” Bagaimana ya kak? Menurutku kalau harus pake ditulis pake tangan di kartu deskripsi trs manuver kartu ga efektif“. Aku pun sebetulnya mau tepok 🤦‍♂️ jidat. “Sin..jangan kuno amat lah..anak zaman now masih saja deskrepsi manual, dan nanti manuver manual ala manuver kartu😪” batinku yang belum aku kirim pada pesan gawai.

Saat ini sudah banyak teknologi informasi dalam menangkap/merekam sampai dengan pengolahan data. Pun misalnya di area praktik kearsipan statis, nalarku menuntun untuk menjauhkan diri dengan praktik pengerjaan sangat konvensional. Meski sadar sih, dosen atau pengajar memakai cara kuno pada laboratorium mereka. Positif aja, mungkin yg kuno itu dalem keilmuannya.

Input data atawa pendataan / deskrepsi arsip, dapat langsung dituangkan ke dalam komputer. Asalkan penuangan identitas pada fisik arsip sesuai dengan data arsip pada komputer. Kartu deskrepsi akan tergqntikan hanya dengan nomor folder. 

Sejak 2009, aku telah mempraktikkan hal tersebut. Misalnya, pemanfaatan TI berwujud aplikasi arsip “aplikasi yang berbasis web” sebagai sarana penuangan dan penyimpanan data arsip. Sedangkan sebagai perwujudan manuver fisis atau manuver kartu, aku memanfaatkan MS Excel (pengolah data). 

Akhirnya, dari pertanyaan sinta yang dialamatkan kepadaku telah memantik testimoniku terkait petugas arsip negara atau yang disebut sebagai arsiparis. Begitu dinamis pendekatan dan metodologi kearsipan demi inisiasi pemanfaatan memori bangsa demi kesejahteraan sosial.