Pada 17 September 2020, via telepon Risris satu diantara PPK Infrastruktur tahun ini mengabarkan kepadaku akan kebutuhan arsip yang tercipta di tahun 2011 dan 2012. Tidak lama setelah saling berbincang sebagai pendalaman keberadaan dan kepentingan arsip pembangunan SPBG, Risris mengirim tangkapan gambar dari daftar arsip berformat MS Excel.
Terbaca judul “Daftar Arsip Subdit Keselamatan Hulu Migas status 18 Oktober tahun 2013” pada gambar di gawai mengejutkanku. Betapa tidak, usia daftar arsip yang seumuran bocah SD kelas 1 atawa tujuh tahun masih dipegangnya.
Bertambah keterkejutanku, keberhasilan layanan penelusuran arsip perencanaan infrastruktur SPBG 2011-2012 mempergunakan daftar arsip sebagai hasil layanan kearsipan pada tujuh tahun yang lalu. Itupun melalui daftar yang belum berubah sejak aku kirim via email kepadanya.
Sampai disini, nalarku berkesimpulan bahwa pekerjaan kearsipan adalah pekerjaan untuk layanan di masa depan. Dari kasus layanan arsip diatas menunjukkan bahwa daftar arsip menjadi salah satu sarana penemuan kembali. Pun daftar arsip yang pernah aku susun sebagai bentuk layanan penataan kepada unit kerja pada tujuh tahun yang lalu.
Catatan lain dari layanan arsip tersebut bahwa, meski daftar arsip termaksud telah terjadi pembaharuan seiring dengan berpindahnya arsip dari unit kerja(Subdit Keselamatan Hulu Migas) ke Unit Kearsipan (Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi), namun dapat memberikan gambaran kepastian judul dan keberadaan arsip.
Diakhir testimoni keberhasilan layanan arsip ini, terantuk pada hipotesa bahwa kebutuhan arsip yang disampaikan kepada arsiparis dapat dilakukan analisa terlebih dahulu melalui daftar arsip yang ada. Daftar arsip yang telah dihasilkan dari layanan penataan akan membantu dalam penyampaian judul arsip yang diperlukan.
Tatkala kebutuhan arsip telah bertemu dengan kepastian judul arsip, maka mempercepat layanan kearsipan. Terlebih kebutuhan arsip yang berasal bukan dari unit kerja pencipta, diperlukan analisis awal untuk membantu penelusuran arsip.
Semoga berguna
Nurul Muhamad 