Konsultasi Digitasi Arsip

Analis Kepegawaian pada PEM Akamigas Cepu, Mbak Migumi melayangkan pena via gawai kepadaku. Pasalnya, arahan pimpinan untuk mendigitalisasi arsip kepegawaian, keuangan, dan kemahasiswaan harus ia laksanakan. 

“Mas nyuwun Sewu tentang digitalisasi arsip itu apa ya? kebetulan saya diberikan tugas bos, padahal saya Analis Kepegawaian” tulisnya melalui pesan singkat Whatsapp. 

Arahan pimpinan untuk menyusun program digitalisasi arsip, memerlukan pendapat dari seorang arsiparis. Dan tanpa basa basi, aku pun membalas pertanyaannya ” Digitalisasi atau digitasi itu ada dua mbak, yang pertama implementasi sistem otomasi atawa dengan pembacaan dan penangkapan arsip melalui perangkat elektronik /komputer. Yang kedua ialah penyimpanan hasil penangkapan arsip dalam format digital (pdf) untuk disimpan pada aplikasi database dan server”. 

Lepas terbaca dan mungkin dipahami, Mbak Migumi pun melanjutkan dengan pertanyaan pertanyaan yang mengarahkan ke teknis pelaksanaan digitasi. 

“Trs caranya gimana mas? Aplikasi nya apa mas? Trs butuh alat scan sama apa aja mas? Kalau yang scan siapa mas?” lanjut Mbak Migumi

Sederhananya, dengan kita menscan arsip, sudah disebut digitasi. Ratusan bahkan ribuan file yang tercipta dari hasil scan, tentu akan menjadi kendala dalam pengelolaannya. Untuk itu diperlukan aplikasi database sebagai sarana pengelolaan sekaligus media simpan file pdf hasil scan sebelum nantinya diletakkan di server. 

Digitasi tidak dapat dilepaskan dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer (TIK). Sebaiknya, dalam penyusunan program digitasi arsip perlu diawali dengan koordinasi atau pendekatan ke unit IT atawa pranata komputer pada  PEM Akamigas.

Oleh karena tugas dan fungsi unit IT lah yang melaksanakan tata kelola ruang penyimpanan data berupa server, dan jaringan internet atau intranet (lokal). Pun terkait lisensi sistem operasi komputer, aplikasi perkantoran sampai dengan anti virus, program komputer seperti pembaca file pdf merupakan wilayah tugas unit IT. 

Tatkala analis kepegawaian atau arsiparis mendapatkan arahan pimpinan untuk menyusun program digitasi arsip, menurutku perlu duduk bareng dengan jabatan fungsional lain yang memiliki Kompetensi ICT atau Teknologi Informasi Komputer (TIK).

Memang di tahun yang telah berlalu, pembangunan sarana kerja yang mendukung pelaksanaan fungsi unit kerja seperti pembangunan aplikasi kearsipan, aplikasi surat, dan mungkin digitasi arsip, dapat dilaksanakan oleh unit kerja masing masing melalui mekanisme RKAKL.

Selaku fungsional kita dapat mengusulkan program kepada Penanggung Jawab kinerja sampai nanti kita mengawal proses pelaksanaan kegiatan anggaran. Tentu diperlukan penguasaan mekanisme pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintahan dan pelaksanaan pencarian anggaran. 

Namun demikian, pada tahap implementasi setelah terbangun sistem otomasi (program digitasi) sebagai sarana kerja perkantoran, terkait erat dengan tatakelola ICT atawa TIK di masing masing unit organisasi. 

” Kalo sudah siap infrastruktur nya (aplikasi, server, jaringan, alat scan, Software scan) maka menjadi tugas arsiparis untuk melakukan pengarsipan sistem digitasi” pungkasku untuk menutup konsultasi terkait ranah tugas kearsipan. 

Meski pengarsipan (baik konvensional maupun sistem digitasi) menjadi ranah arsiparis, namun tidak menutup kemungkinan bagi analis kepegawaian atau fungsional lainnya menguatkan ketersediaan data dan perbaikan aksesibilitas atas rekaman kegiatan (arsip) demi tujuan kinerja unit. 

Salah satunya dengan penyusunan program kerja anggaran “digitasi arsip kepegawaian dan arsip kemahasiswaan. Ranah fungsional selain arsiparis berada pada arsip dinamis aktif (dalam proses atau masih sering dipergunakan) sedangkan ranah arsiparis berada di arsip dinamis inaktif (selesai proses administrasi dan bersifat endapan bernilai sekunder) 

Akhirnya, selamat datang di era kolaborasi antar jabatan fungsional demi mencapai layanan publik yang prima. Kalimat terakhir dari Mbak Migumi “Jadi tau susahnya Arsiparis yang bener bener bekerja buat membangun sebauh sistem”  (22 September 2020)