“Assalamu’alaikum Pak Nurul… Maaf Pak, mohon ijin konsultasi pembuatan daftar arsip keuangan SPTJB seperti apa?” pena Bu Rina, Biro Umum Kementerian Kesehatan. Sharing antar arsiparis lintas Kementerian pun terlaksana dari buah aktivitas tulis menulis, pikirku di hari Rabu 23/9 09.24 WIB.
Ya, prasangkaku cukup mendasar. Sejak tulisan sederhana yang aku unggah di blog itu, kejutan kejutan datang dari arsiparis yang belum pernah bertatap muka. Respon tulisan yang memantik diskusi teknis kearsipan, cukup melegakan diri. Setidaknya, bolehlah aku beranggapan bahwa aku telah menjadi bagian dari perkembangan kearsipan.
Meski demikian, kita tidak perlu menganggap bahwa suatu “tulisan” menjadi tugas utama arsiparis ya…. Tulisan hanyalah tugas tambahan yang maksimal hanya bisa 13 poin saja. Padahal untuk menghasilkan tulisan yang bisa dinikmati orang, aku perlu konsisten dan harus mengunggah lebih 600 artikel terlebih dahulu loooo…
Kini, melalui ratusan artikel, aku sering mendapat ajakan diskusi, sharing pemahaman teknis kearsipan via gawai. Seperti testimoni bu Rina “Iya saya suka simak tulisannya di wordpress yang dishare malalui WA Grup AAI”
Pun di hari ini, diskusiku bersama bu Rina terkait penyusun daftar arsip. “penulisan deskripsi/uraian arsip di daftar arsip baik aktif maupun inaktif, menjadi bahasan yang ditekankan saat pembinaan ke unit kearsipan dan unit pengolah di lingkungan Kementerian Kesehatan” pungkasnya mengakhiri diskusi.
Tulisan ini hanya menjadi dokumentasi penghargaan kepada rekan rekan arsiparis yang berkenan mengajakku berbagi pemahaman teknis kearsipan. Termasuk bu Rina, dalam kapasitas arsiparis yang mensuport pelaksanaan Unit Kearsipan I (sebagai muara kearsipan Kementerian /lembaga). Bu Rina mengawali diskusi penyusunan daftar arsip berujung pada pembahasan redaksi uraian atau dekrepsi arsip.
Menurutku redaksi uraian informasi arsip atau deskrepsi itu terdiri dari beberapa unit informasi yang dapat distandarisasi, sehingga memudahkan dalam penginputan data. Dengan kata lain, memerlukan analisa awal oleh arsiparis tingkat keahlian. Hasil analisis atas unit informasi /kolom pada daftar arsip, diwujudkan pada lembar deskrepsi (dapat berupa tabel format MS excel)
Contohnya, kolom yg berjudul “jenis/seri arsip”. Kemudian contoh lain ialah kolom yang berjudul “uraian informasi arsip”. Pada ulasan ku yang berjudul daftar berkas, kasus penelusuran arsip untuk layanan pimpinan, sering kandas karena ketiadaan daftar. Pun terdapat daftar, ternyata arsip yang ditemukan tidak sesuai dengan bentuk arsip yang dipinta. Alhasil seolah daftar arsip tiada guna karena hasil penelusuran atau Bentuk arsipnya tidak sesuai permintaan pimpinan.
Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/11/daftar-berkas/
Saya pun sependapat dengan Bu Rina. “Tapi kan sebenarnya kalau sudah terdapat daftar aktif (daftar isi berkas maupun daftar berkas), ketika inaktif tinggal pemindahan fisik bersamaan dengan daftarnya?” balasnya.
Diskusi menjadi menarik kan??? Menurutku sih, kegagalan memaknai judul daftar berkas yang dianggapnya sama dengan daftar arsip, menjadi pangkal liarnya persepsi. Seingetku, dulu masih disebut daftar pertelaan arsip atau yang disingkat dengan DPA. Penyusunan DPA adalah penuangan ringkasan informasi dari beberapa berkas yang sudah dikelompokkan berdasarkan jenis dan seri kegiatan .
Akhirnya diskusiku berujung pada hipotesa bahwa perlu menterjemahkan uraian informasi arsip ke dalam unit unit informasi sejak penyusunan daftar isi berkas (unit kerja/unit pengolah). Hal tersebut akan lebih menggambarkan uraian uraian informasi arsip pada daftar berkas.
Bahkan jika memungkinkan, dalam penentuan redaksi uraian informasi arsip pada daftar isi berkas, perlu memperhatikan standar ISO terkait metadata. Sehingga menunjukkan struktur kontek dan konten saat menjadi judul uraian /deskrepsi pada daftar berkas. Kemudian tatkala memasuki masa inaktif, daftar berkas pun akan dilakukan pengolahan kembali untuk disebut sebagai daftar arsip inaktif.
Yang harus perlu diingat adalah, referensi atau jejak jejak perubahan redaksi uraian informasi arsip dari daftar isi berkas ke daftar berkas. Pun saat menjadi uraian informasi arskm pada daftar arsip inaktif yang dipindahkan ke unit kearsipan. Jejak 🐾 ini akan membantu dalam penelusuran kembali.
Semoga berguna.
Nurul Muhamad 