Arsip dan Pemindahan Ibukota

Sosialisasi SE Menteri PAN dan RB 1/2020 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode 2014-2019. Ringkasan oleh Tastsa Intan Paramitha yang telah mengikuti secara daring pada Selasa, 22 September 2020. 

1. Menurut data terkini milik ANRI, lembaga negara yang menyerahkan arsip statisnya ke ANRI baru sebanyak 28% yaitu 48 Lembaga Negara. Sedangkan 72% atau 124 Lembaga Negara belum melakukan penyerahan arsip statis ke ANRI. Arsip statis yang diserahkan adalah periode Kabinet Kerja (2014-2019) dan periode sebelumnya
2. Penyelenggaraan kearsipan meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
3. Penyelenggaraan kearsipan nasional menjadi tanggung jawab ANRI. Sedangkan pada kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintah daerah provinsi, penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi.
4. Maksud dan tujuan ditetapkan Surat Edaran MenPAN-RB Nomor 1 Tahun 2020 adalah untuk menggerakkan pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyelamatkan dan melestarikan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara serta identitas dan memori kolektif bangsa.
5. Bagi pencipta arsip, kegiatan yang dilaksanakan yaitu identifikasi arsip yang tercipta, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyusunan daftar arsip inaktif, dan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
6. Bagi lembaga kearsipan yaitu penilaian dan akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis. 
7. Penyelamatan arsip negara berada pada area pengelolaan(dinamis) tanggung jawab instansi pencipta, sedangkan pelestarian pada pengelolaan arsip statis.
8. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
9. Pemberkasan arsip aktif yang meliputi:
   • Pemeriksaan kelengkapan arsip, memastikan bahwa arsip sudah siap untuk diberkaskan. 
   • Pengindeksan, yaitu menentukan kata tangkap dari berkas.
   • Pemberian kode berdasarkan klasifikasi arsip dan kode tunjuk silang apabila arsip memiliki lampiran yang berbeda jenis fisik arsipnya atau bekaitan dengan arsip lainnya.
   • Pelabelan dengan menuliskan indeks dan kode klasifikasi arsip.
   • Penataan berkas, yaitu dengan memasukkan arsip ke dalam folder dan disimpan dalam filing cabinet.
   • Membuat daftar arsip aktif yang meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas.
10. Pengelolaan arsip inaktif, meliputi:
    • Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
    • Penataan arsip yang diterima oleh unit kearsipan dengan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli.
    • Setelah penataan fisik dilaksanakan, yaitu menyusun daftar arsip inaktif yang sekurang-kurangnya memuat informasi terkait pencipta arsip, unit pengolah arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, urain informasi arsip, kurun waktu, lokasi simpan, jumlah, dan keterangan.
11. Penyusutan arsip dilaksanakan melalui kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan, dan pemusanahan arsip. Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan adalah arsip yang telah habis masa retensinya, berketarangan permanen menurut JRA, dan memiliki nilai guna kesejarahan. Pemusnahan arsip dilaksanakan pada arsip yang tidak memiki nilai guna primer dan sekunder, telah habis masa retensinya, berketerangan musnah menurutu JRA, tidak ada peraturan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara.
12. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung lembaga kearsipan. Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 53, lembaga negara, SKPD, Satker PTN, dan perusahaan wajib menyerahkan arsip statisnya kepada lembaga kearsipan. Kegiatan pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan public dalam suatu system kearsipan nasional.
13. Rencana Pemindahan Ibukota Negara (IKN), memiliki konsekuensi dalam pengelolaan arsip diantaranya yaitu:
    • Arsip lembaga negara tidak mungkin dibawa semua ke IKN baru
    • Penanganan arsip seringkali terabaikan ketika terjadi perpindahan lembaga
    • Keberadaan arsip dinamis yang ditinggal di IKN lama berisiko terjadi pencurian fisik dan informasi karena kurangnya pengawasan.
14. Untuk itu sebagai langkah persiapan, dapat dilakukan:
    • Pengamanan arsip inaktif di IKN lama, yaitu dengan menunjuk petugas khusus untuk menjaga keamanan fisik dan informasi arsip. Selain itu juga meminimalisir volume arsip inaktif di IKN lama.
    • Percepatan penyusutan arsip, hal ini untuk meminimalisir volume arsip yang akan ditinggal di IKN lama dan arsip yang akan dibawa ke IKN baru. Penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan.
    • Arsip yang akan dibawa ke IKN baru, untuk arsip aktif, arsip vital, dan arsip inaktif. Arsip aktif dan arsip vital dapat dibawa seluruhnya atau sebagian dan dalam bentuk alih media. Arsip inaktif apabila beberapa perlu dibawa ke IKN makan disarankan dalam bentuk alih media.