Arsip, Transisi Konvensional ke Digital

Catatan Della Yuliana Ningsih ini mengusung judul presentasi “Arsip dalam Transisi Konvensional ke Digital” . Presentasi Bapak Ida Fajar Priyanto pada tanggal 22 September 2020. Penyelenggaraan webinar nasional kearsipan adalah komunitas arsiparis UGM Yogyakarta atawa disingkat FORSIPAGAMA. 

1. Ephemera sebagai koleksi arsip antara lain KTP, Buku Tamu Perpustakaan, peta dan poster, 
2. Best Praktik Arsip dan perkembangannya:
   • Koleksi Dinasti Ching dan Ming abad 12-13 masih tersimpan rapi di Arsip Univesitas Peking. Koleksi tesis dan disertasi cetak Universitas Hong Kong masuk ke koleksi arsip universitas.
   • Preservasi koleksi cetak dengan peralatan yang medern: Preserving the original and digitizing it.
   • Pengelolaan arsip di Amerika Serikat berada di bawah tanah, menggunakan teknik RFI dalam penemuan arsip. Penggunaan peralatan forklift untuk mencapai arsip dibawah tanah. Hal ini untuk mendukung kenyamanan dan keamanan arsip yang disimpan.
   • Digitalisasi : proses sebuah kantor dalam mengubah menggunakan peralatan digital dalam penciptaan arsip. Sedangkan digitasi : proses memindai (scan) bahan cetak.
   • Lembaga arsip terus mengelola arsip cetak dan fokus pada preservasinya.
   • Setelah ada program digitasi, preservasi membutuhkan peralatan yang sangat banyak karena bukan pekerjaan sederhana, butuh pengetahuan dan keterampilan, butuh penyimpanan yang baik dan membutuhkan temu kembali yang mudah.
3. Realitas dan gagasan dalam Penyimpanan dan Temu Kembali antara lain:
   • Transisi cetak ke analog. Arsip dalam bentuk piringan hitam (record), kaset audio, kaset video, dan microform (slides, film mikro), arsip dalam bentuk harddisk, diskette, dan compact disk. Perlu penyediaan sparepart yang baik.
   • Di masa awal era digital, terjadi digitasi besar-besaran. Semua arsip cetak, diusahakan untuk dialih media ke digital (aslinya tetap disimpan).
   • Alih media (mikro ke digital, kaset audio/video ke digital).
   • Arsip cetak (digital surrogates) dan digital (born-digital) harus disimpan pada tempat berbeda.
   • Terdapat dua alat penyimpanan arsip yaitu, manual compact shelves dan electric compact shelves (menggunakan tombol). Kedua alat penyimpanan ini menghemat tempat
   • Dalam temu kembali arsip di AS menggunakan RFID, berkembang ke sistem mobile, robotic, dan full automation (paling canggih, tidak perlu mendatangi ruang simpan).
   • Tahun 90-an arsip born-digital, dalam berbagai format seperti ms word, excel, ppt, online archives (website, google form). Namun, format lama tetap dipertahankan.
   • Era digital terbagi dalam tiga masa yaitu : Prehistory (belum ada TIK), History (individu hanya menggunakan, tidak membutuhkan teknologi), dan Hyperhistory (individu sangat bergantung dengan teknologi).
   • Peran Arsiparis dalam stewardship (membantu pengguna), discovery (menemukan arsip), dan preservation (melestarikan arsip) dengan melibatkan media sosial.
   • Digital Archiving perlu kontribusi organisasi dan masyarakat.
4. Arsip di era digital online
   • Arsip yang accessible secara online, memerlukan keterampilan dalam bidang teknologi informasi, memerlukan pengetahuan arsip digital dan retensinya, membutuhkan perangkat keras, lunak, dan seni.
   • Terbagi menjadi dua sisi : Frontend (tampilan penuh daya tarik, mudah digunakan, mengikuti kaidah UX, harus kuat, selalu terjaga dan updated secara berkala) dan Backend (perlu desain yang bagus)
   • Arsip juga bisa didesain dalam kemasan virtual reality dengan memberi daya tarik, pengalaman, dan informasi yang dikemas lebih baik.
   • Maslow’s Hierarchy for Data : Tingkat 1 : Saved (stored and preserved), Tingkat 2 : Shared (accesible, discoverable, citable)Tingkat 3 : Trusted (comprehensible, reviewed, reproducible, reusable)
5. Ekspansi definisi arsip perlu dilakukan agar kita berkembang. Contohnya, arsip universitas di Hong Kong menyimpan tesis dan disertasi dalam bentuk cetak, yang semestinya disimpan oleh perpustakaan, namun arsip universitas juga bisa menyimpannya. Selain itu, kantor arsip di Jerman menyimpan mumi yang semestinya berada di museum. Batu yang tertera tulisan yunani juga masuk ke arsip. Oleh karena itu, kita perlu memperluas definisi dari arsip agar terus berkembang.
6. Pengelolaan arsip hasil dari media sosial sudah berkembang di luar negeri. Ide tersebut muncul saat peristiwa demonstrasi tahun 2016. Foto-foto, email, twitter, dan bukti lain dari kegiatan demo tersebut dikumpulkan untuk di koleksi.
7. Pengelolaan dan pemeliharaan arsip membutuhkan storage yang besar, hardware dan software yang terjaga, dan membutuhkan biaya yang besar. Storage yang besar diperlukan untuk fisik arsip maupun arsip born-digital. Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah lokasi penyimpanan, preservasi software, security dan safety, serta pengetahuan SDM dalam bidang kearsipan dan teknologi informasi. Secara prosedural pengelolaan arsip eletronik sama dengan arsip cetak, namun membutuhkan keterampilan teknologi.
8. Makna arsip dikaitkan dengan cultural heritage sehingga pemaknaannya menjadi luas. Maka muncul ephemera, kartu pos, dokumen korporil, dsb.