Naskah perizinan, Bentuk Khusus?

Apakah naskah dinas “perizinan” memiliki kategori tersendiri? Pertanyaan tersebut muncul setelah seorang analis pengembangan investasi yang berkolaborasi dengan pranata komputer akan melakukan integrasi aplikasi. Pemanfaatan TIK pada urusan perizinan terkait erat dengan urusan persuratan dinas. 

Satu bahan diskusi menarik tatkala naskah perizinan menjadi bagian dari naskah korespondensi. Fakta lain bahwa naskah perizinan dituangkan dalam bentuk Surat Keputusan. Tak hanya pada ketegori korespondensi dan naskah pengaturan (SK), nyatanya naskah yang ditengarai sebagai naskah perizinan pun dituangkan dalam bentuk  “keterangan” atau bentuk sertifikat. 

Pada tata naskah dinas yg berlaku umum di instansi pemerintah, terdapat tiga kategori naskah dinas yakni korespondensi, pengaturan dan bentuk khusus. 

Kemudian dari tinjauan tingkat pertambahan naskah yang ditengarai perizinan bersamaan dengan kedudukannya memunculkan suatu pendapat bahwa bahwa naskah perizinan memiliki karakteristik unik yang perlu diusulkan menjadi satu naskah bentuk khusus. 

Sampai disini, nalarku menjadi tergugah untuk mengilustrasikan kembali terkait kategori naskah bentuk khusus. 

Dalam Peraturan Menteri ESDM RI Nomor 02 Tahun 2020 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM, Lampiran I : Tata Naskah Dinas, tersurat kategori naskah dinas antara lain adalah Bentuk Khusus 

Naskah Dinas Bentuk Khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus. Naskah dinas khusus merupakan naskah dinas yang mempunyai bentuk khusus baik karena permasalahannya maupun karena peraturan dari instansi pemegang kewenangan fungsional. 

Jenis naskah dinas khusus antara lain adalah: 

1. Surat Perjanjian : naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama mengenai objek mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 
2. Surat Kuasa : naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hkum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan, dengan rentang kendali baik vertikal maupun horizontal.
3. Berita Acara : naskah dinas yang berisi urutan mengenai proses pelaksaaan suatu kegiatan dan harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
4. Surat Keterangan : naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan
5. Pengumuman, memuat pemberitahuan atau penjelasan mengenai suatu hal atau berlaku umum untuk waktu 1 (satu) kali atau untuk waktu terbatas/tertentu, yaitu sampai isi pengumuman itu diketahui dan dilaksanakan oleh seluruh/sebagian unit organisasi yang bersangkutan.
6. Surat Penyerahan Tugas : naskah dinas bersifat penyerahan tugas kepada pejabat yang ditunjuk untuk melakukan tugas sehari-hari pejabat yang menyerahkan tugas untuk jangka waktu kurang dari 7 hari kerja. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Surat Penyerahan Tugas adalah pejabat yang berwenang.
7. Siaran Pers : sebuah tulisan ataupun rekaman yang ditujukan langsung pada media massa dan masyarajat dengan tujuan untuk mengumumkan sesuatu yang memiliki nilai berita agar terpublikasi.
8. Sertifikat/Tanda Penghargaan : keterangan atau pernyataan tertulisa atau tercetak sebagai tanda bukti atas keikutsertaan/kelulusan/pengakuan atas prestasi atau kompetensi tertentu dari pejabat yang berwenang.
9. Piagam Penghargaan : keterangan atau pernyataan tertulis atau tercetak yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Piagam Penghargaan adalah Menteri.
10. Naskah Dinas khusus bidang Administrasi Keuangan, Kepegawaian, dan Pengelolaan Barang Milik Negara mengacu pada peraturan dari instansi pemegang wewenag fungsional misalnya Kementerian Keuangan, Badan Kepegawaian Negara, atau instansi lain yang terkait.
11. Surat Pengantar : naskah dinas yang digunakan untuk mengantar dan menyampaikan barang atau dokumen. 

Akhirnya, sesuai produk hukum terkait naskah dinas, tersebut diatas, naskah perizinan tidak berada pada kategori bentuk khusus. Namun demikian, naskah perizinan mempergunakan satu diantara kategori naskah bentuk khusus. 

Pertanyaan selanjutnya, apakah naskah perizinan tidak dapat dikategorikan sebagai bentuk khusus?