Arsip Pindah & Pengendalian Internal

“Berapa jumlah boks yang dapat diusulkan musnah dan pindah? ” tanya Mas Eko kepadaku. Pertanyaan dari seorang auditor, jabatan fungsional tertentu pada urusan pengawasan operasional perkantoran kepemerintahan.

Pertanyaan tersebut serasa mudah untuk dijawab. Namun sulit terjawab, tatkala arsiparis dan pejabat struktural urusan kearsipan berada pada sistem kearsipan yang belum terintegrasi. Regulasi internal kearsipan yang ditetapkan kurang mampu menjawab tantangan atau permasalahan kearsipan. 

Menurutku, sejak terbitnya UU No. 43 tahun 2009 yang kemudian disusul Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012, dapat ditangkap dan dimaknai untuk mengurai beban penyimpanan arsip kertas pada instansi.

Tulisan ini hanya akan menjadi sudut pandangku, pasca diskusi bersama auditor saat berlangsungnya pemeriksaan operasional rutin. Selasa, 6 Oktober 2020, perenunganku kembali kepada pertanyaan Mas Eko siang itu. Berapa ratus boks dari koleksi arsip Ditjen Migas yang saat ini mencapai lebih dari 8.600 boks yang dapat diusulkan musnah, dan berapa boks arsip yang dapat diusulkan pindah ke Pusat Arsip Kementerian ESDM? 

Sampai disini, nalarku pun sampai pada usaha pengendalian resiko internal organisasi sebagaimana fungsi audit yang aku pahami. Diperlukan mitigasi resiko atas beban penyimpanan arsip. Arsip kertas memiliki dimensi fisik, meneriakkan ongkos operasional perkantoran yang semakin membengkak. 

ARSIP secara alami tercipta bersamaan laju kegiatan instansi nyaris melalap ruang perkantoran. Sebagaian besar arsip masih bermediakan kertas membutuhkan ruangan khusus dan lemari atau roll opeck. Tatkala ruang simpan arsip telah penuh, maka mendesak pengurangan arsip.

Nah, di kearsipan diistilahkan dengan “fase penyusutan arsip” sebagai bagian dari siklus daur hidup arsip. Fase ini telah dituangkan di Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 

Diskusiku bersama auditor dengan terkait pertanyaan  diatas, sampai pada Peraturan Menteri ESDM No. 2 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan KESDM. Mendasarkan regulasi internal kearsipan KESDM tersebut, dapat membantu menjawab pertanyaan Mas Eko. 

Kenapa? Karena diperlukan korelasi antara klasifikasi arsip dengan jadwal Retensi Arsip (JRA). Meski Regulasi kearsipan KESDM tahun 2020 tersebut mencabut peraturan menteri sebelumnya yang diterbitkan di tahun 2006. Namun ternyata, klasifikasi arsip masih belum dicabut, atau masih berlali sebagai acuan bagi penataan arsip. 

Mengapa perlu Korelasi klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip? Padahal, sejak tahun 2011 telah terbit aturan teknis tentang JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi? Seolah permen ESDM tentang JRA menimbulkan keriuhan tersendiri. Arsip yang ditata sesuai klasifikasi arsip perlu dirombak sesuai jenis dan seri pada JRA.

Dengan kata lain, arsip aktif yang tersimpan sesuai klasifikasi arsip, tidak menggambarkan volume berdasarkan usia atau waktu simpan. Pengelompokkan data dan fisik arsip saat masa aktif (asumsi sesuai klasifikasi arsip), berbeda dengan kelompok jenis dan seri pada Jadwal Retensi Arsip. 

Konsekuensisinya, arsiparis harus merubah penataan arsip di masa aktif saat masuk masa inaktif. Arsip yang sudah ditata oleh unit kerja(ruang arsip aktif), harus diolah kembali saat di unit kearsipan (ruang arsip inaktif). Penataan kembali disesuaikan berdasarkan kelompok dan jenis arsip yang tercantum pada Jadwal Retensi Arsip.

Akhirnya, gambaran diatas menjadi justifikasi jawabanku atas pertanyaan Mas Eko selaku auditor. Hanya sekitar 700 boks yang dapat kita usulkan untuk dapat dimintakan Persetujuan Biro Umum agar dapat dipindahkan ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. 

Serasa belum berarti, selisih jumlah dari total 8.600 boks yang dapat diusulkan pindah ke Pondok Ranji (Pusat Arsip Kementerian ESDM). Sebenarnya masih dapat bertambah, namun perlu usaha penataan kembali agar mendapatkan gambaran jumlah boks terhadap arsip berketerangan permanen.

Setidaknya ada 3 peraturan Menteri ESDM yang berbeda terkait JRA yakni JRA Fasilitatif non keuangan dan kepegawaian, JRA Arsip Keuangan, dan JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi, yang harus dirujuk oleh arsiparis untuk mendapatkan keterangan permanen.