Alih Media Arsip

Meski beralih media, ciri khas arsip saat pertama kali  tercipta masih menjadi perhatian kearsipan. Kalimat itu menjadi rangkuman dikala sore teringat obrolan dengan Mas Eko. Obrolan di istirahat siang, setelah sujud empat rakaat. Obrolan padat hanya untuk melanjutkan kalimat dalam tulisan Whatsapp nya. “sak umpomo digitalisasi apa gak boleh tho? ben ringkes, Aku sbg awam jika sdh ada dokumen digital, yg kertas2 bisa di kiloin” tulisnya dimalam hari untuk merespon kiriman tautan tulisanku https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/06/kearsipan-dan-pengendalian-internal/

WA Mas Eko tersebut, seolah mewakili keinginan atas kondisi kebutuhan ASN terhadap kearsipan. Berjubel dokumen kertas saat berada di kantor cukup mendera para pegawai di pemerintahan. Mungkin bukan hanya Mas Eko saja yang mempunyai pendapat bahwa digitalisasi dapat menggantikan kearsipan konvensional. Pesona digitalisasi kearsipan seolah menjadi solusi atas permasalahan kearsipan di instansi pemerintahan. 

Aku jadi teringat, saat rekan sesama JFT di instansiku yang mengajak sharing terkait digitalisasi arsip di kantornya pada tanggal 22 September 2020. Aku ilustrasi melalui tulisan berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/09/22/konsultasi-digitasi-arsip/?preview=true

Mbak Migumi pun menindaklanjuti arahan pimpinan di unit kerjanya. Konsep proposal program digitalisasi siap diajukan, dengan mengkonfirmasi penanya via WA kepadaku pada 30 September 2020. [30/9 11.27] “Mas, Untuk digitalisasi arsip itu arsip aktif saja atau gimana mas, biasanya arsip brp tahun sebelumnya, Mas kalau rencana digitalisasi ini bener ga?” tanya mbak Migumi kepadaku sembari mengirim gambar time line program digitalisasi. 

“Digitalisasi itu, ya boleh arsip apa aja, yang sebelumnya dilakukan analisis atau penilaian nilai guna arsip dan analisa isi informasi nya. Prosedur penilaian atau analisa dilaksanakan oleh arsiparis bersama tim dalam bentuk diskusi atau rapat. Pembahasan dapat per item arsip atau per jenis arsip, Setiap arsip tentu harus dilihat dan didudukkan pada konteks unit kerja dan kebutuhan unit kerja, Kasih alokasi waktu untuk rapat penilaian atau analisis arsip yang akan dilakukan digitasi. Agar lebih efektif, sebelum rapat sediakan daftar arsip yang ada di PEM akamigas sebagai bahan paparan” jawabku kepada Mbak Migumi 

Aku pun menambahkan terkait pentingnya penandatanganan berita acara pasca digitalisasi. Sama halnya yang aku utarakan kepada mas Eko di siang tadi. Meski kearsipan tetap mempertahankan media kertas namun memperhatikan pula perkembangan teknologi informasi komputer sebagai bagian dari perubahan zaman. 

“Setelah digitalisasi, hal yang tidak bisa ditinggalkan adalah penandatanganan berita acara. Selain aplikasi dan file pdf, Berita acara menjadi bagian penting adanya program digitalisasi arsip. Adakan rapat penandatanganan berita acara alih media arsip dg mengundang pejabat terkait. Yakni pejabat yg namanya tertulis pada arsip yg dialihmediakan /di scan dan pejabat yang berwenang dalam urusan kearsipan” tulisan tambahanku kepada mbal Migumi pada 30 September 2020 . 

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi bagian penjelasan atas kalimat ku kepada Mas Eko bahwa kedudukan digitalisasi atau alih media di kearsipan adalah sebagai bentuk usaha perawatan atau perlindungan fisik kertas dan kecepatan akses. Meski demikian, masa pendemi COVID 19 akan berpengaruh terhadap pandangan orang terkait kedudukan alihmedia atau digitalisasi arsip. 

Jika nanti arsip sudah ditandatangani via elektronik, atawa tercipta melalui media elektronik, maka bentuk  digitalisasi merupakan sistem kearsipan.

Karena sistem kearsipan itu menjamah sejak arsip akan dilahirkan, dipergunakan, sampai dimanfaatkan guna pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Semoga berkenan