Menjelang transformasi organisasi, Sub Bagian Tata Usaha pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mengisi kelompok rincian output (KRO) Layanan Umum, Perlengkapan dan Rumah Tangga. Setidaknya sampai di bulan Oktober 2020, peran Sub Bagian Tata Usaha tersebut tertuang pada draft Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah diajukan kepada pihak manajemen.
Sebagai komponen pengungkit layanan umum, terdapat tiga kegiatan yang direncanakan secara swakelola untuk tahun 2021. Kegiatan tersebut antara lain:
- Layanan korespondensi data dan tata naskah dinas elektronik.
- Dasar Hukum: Peraturan Menteri ESDM No. 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM
- Gambaran Umum : korespondensi pada instansi pemerintahan yang harus sesuai dengan tata naskah dinas serta pemanfaatan teknologi informasi
- Penerimaan manfaat : seluruh unit kerja, pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas
- Strategi pencapaian keluaran: Monitor dan evaluasi dengan berkoordinasi dengan pihak terkait
- Pengelolaan Central file
- Dasar Hukum : Permen ESDM No 02/2020
- Gambaran umum: pemeliharaan arsip aktif yang berada di unit kerja sebagai usaha menjamin akuntabilitas kinerja Ditjen Migas
- Penerima Manfaat : Direktorat Jenderal Migas sebagai Unit pencipta arsip yang mempunyai kewajiban menjamin ketersediaan arsip (amanat UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan)
- Strategi Pencapaian Keluaran : pengelolaan central file(ruang arsip aktif) di setiap lantai pada gedung Ibnu Sutowo
- Pengelolaan Records Center
- Dasar Hukum : Permen ESDM No 02/2020
- Gambaran Umum: Pengelolaan muara aliran (siklus hidup) arsip Ditjen Migas guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan Akuntabilitas dan memelihara esktistensi memori organisasi Ditjen Migas
- Strategi pencapaian keluaran: pengelolaan ruang arsip inaktif (records Center) di lantai empat Gedung Ibnu Sutowo serta koordinasi dengan Pusat Arsip Kementerian ESDM (Sekretariat Jenderal KESDM)
Akhirnya, catatan sederhana ini dapat menjadi gambaran umum rencana kerja sub bagian tata usaha Ditjen Migas pada tahun 2021. Tentu belum menjawab ketentuan organisasi saat mengalami transformasi. Transformasi tata usaha kedepan, bukan sekedar hanya terkait kearsipan, namun sebagai sebutan urusan suporting manajemen di tiap level direktorat. Dengan kata lain bukan terbatas pada layanan umum.
Nurul Muhamad 