Klasifikasi Arsip Energi dan Sumber Daya Mineral telah ditetapkan oleh Bapak Arifin Tasrif, Menteri ESDM pada tanggal 8 September 2020 nomor 167.K, sebagai acuan dalam penomoran, penggunaan, pemberkasan, penataan dan penyimpanan arsip.
Penetapan tersebut mempertimbangkan pasal 10 Peraturan Menteri ESDM No 02/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM. Sebagai acuan dalam kegiatan Penataan dan penyimpanan arsip, Klasifikasi arsip ESDM menjadi penting untuk memandu para pelaksana teknis kearsipan.
Sebagaimana konsensus kearsipan nasional sejak diluncurkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, telah ditetapkan metode pengarsipan yang integratif dimana klasifikasi arsip bukan saja sebagai acuan penomoran surat, namun didudukkan sebagai dasar pemberkasan, penataan, dan penyimpanan arsip.
Tentu ini menjadi kesepakatan bersama yang melebur satuan berkas seperti dosir, seri, dan rubrik. Di tataran diskusi kearsipan, penyatuan item atau file ke dalam berkas, dapat mendasarkan bentuk naskah, jenis arsip, dan transaksi kegiatan.
Setelah ditetapkan pola klasifikasi ESDM sebagaimana salinan sesuai dengan aslinya, yang ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum, M. IDRIS F. SIHITE maka perlu penyesuaian penataan dan penyimpanan arsip.
Setidaknya pada ruang penyimpanan arsip, susunan almari, boks dan folder sebagai media simpan perlu mendapat perlakuan yang serupa sesuai pola klasifikasi arsip. Bisa jadi tidak mudah untuk dilakukan atas koleksi arsip yang telah tertata.
Untuk itu perlu koordinasi dan pembahasan untuk mencari bentuk kesepakatan terhadap implementasi atas rilisnya klasifikasi arsip versi 2020 di lingkungan KESDM. Satu diantaranya pilihan prioritas adalah implementasi untuk arsip dalam proses atau direncanakan tahapan pengolahan. Untuk arsip dalam proses pengolahan, manuver data dan manuver fisik dapat mendasarkan pada klasifikasi arsip versi 2020.
Namun demikian, menjadi permasalahan baru tatkala tidak adanya rencana penataan dan penyimpanan atau keterbatasan ruang penyimpanan arsip. Tentu Susunan penataan dan penyimpanan arsip pada ruang penyimpanan arsip eksisting telah mendasarkan pada klasifikasi arsip ESDM versi sebelumnya.
Akhirnya, Klasifikasi arsip sebagai acuan pemberkasan, penataan, dan penyimpanan arsip perlu diimplementasikan pada ruang, lemari, boks, dan folder/map sebagai media simpan. Pola klasifikasi yang telah disepakati menjadi dasar manuver data, manuver fisik sehingga mendapatkan kelompok file dan berkas yang telah disepakati.
Integrasi sistem penataan melalui klasifikasi arsip, diyakini banyak pihal dan telah menjadi konsensus kearsipan nasional yang akan memudahkankan dalam penentuan hak akses sampai nanti penentuan umur simpan.
Nurul Muhamad 