Sah di 2020, Klasifikasi Arsip Migas

Perbedaan sudut pandang dan metodologi dalam menentukan klasifikasi arsip, telah putus dalam suatu kesepakatan. Kemudian kesepakatan atas klasifikasi arsip pun ditetapkan Menteri ESDM. Tentu menjadi mudah untuk mengevaluasi suatu kesepakatan, tanpa menengok proses diskusinya.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/08/klasifikasi-arsip/?preview=true

Tulisan ini sisi lain gambaran dan catatan arsiparis terkait penetapan klasifikasi arsip ESDM. Melalui Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia No 167.K/04/MEM/2020 Tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kementerian ESDM, telah ditetapkan klasifikasi arsip ESDM sebagai akhir perbedaan dua pendekatan antara holistik vs fungsi organisasi.

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Jenjang tersebut dibagi menjadi Primer, Skunder dan Tersier.

Jenjang fungsi klasifikasi arsip yang pertama adalah nama fungsi (primer). Fungsi ini diterjemahkan dari unit organisasi eselon 1. Satu diantara fungsi substansi Kementerian ESDM ialah Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Unit organisasi tersebut diterjemahkan ke dalam kode MG. 

Jenjang kedua atau skunder ialah nama kegiatan. Secara holistik, seluruh kegiatan pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi akan menjadi level sekunder. Namun secara fungsi organisasi Ditjen Migas terdapat lima Direktorat atau Unit kerja Substantif yang melaksanakan kegiatan. Jika asumsi fungsi organisasi menterjemahkan tugas atau kegiatan berada pada unit kerja Substansi atau Direktorat, maka terdapat lima level jenjang skunder.

Kelima Jenjang skunder yang diterjemahkan dari unit kerja substansi ialah MG.03 untuk Pembinaan Program, MG.04 untuk Pembinaan Usaha Hulu, MG.05 untuk Pembinaan Usaha Hilir, MG.06 untuk Teknik dan Lingkungan dan MG.07 untuk Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas.

Jika diperhatikan, nomor urut (03 s.d. 07) belakang kode MG atau kode Minyak dan Gas Bumi masih mencerminkan urutan unit Direktorat yang tertuang pada struktur organisasi Ditjen Migas. Pun secara numenkelatur masih mencirikan rezim Undang Undang tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi (pembinaan usaha hulu dan hilir). 

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/03/12/arsip-substantif-minyak-dan-gas-bumi-1992/?preview=true

Pada jenjang tersier atau jenjang ketiga mendasarkan pada tiap transaksi (tersier). Secara fungsi organisasi, transaksi dapat tercermin dari setiap tugas atau kegiatan pada unit eselon tiga atau sub Direktorat. Namun demikian, dinamika diskusi dan dalih transaksi dari tiap kegiatan sedikit banyak memengaruhi penentuan kelompok arsip pada jenjang ketiga. 

Jika diperdalam, tiap transaksi pada satu kegiatan dapat ditengarai dari proses bisnis suatu kegiatan. Untuk itu, identifikasi SOP yang masih dipergunakan oleh suatu Direktorat memudahkan dalam penentuan kelompok arsip jenjang ketiga. Meski sangat jarang untuk mendasarkan pada proses busines yang detil seperti SOP. 

Yang kemudian mencuat dalam dinamika diskusi ialah transaksi dari tugas tugas dari setiap Subdit (unit kerja level eselon 3) atau kepala Seksi (unit kerja level eselon 4) untuk mensuport tugas atau kegiatan suatu Direktorat. 

Namun demikian, secara umum klasifikasi arsip ESDM telah ditetapkan pada tanggal 8 September 2020 mendasarkan fungsi substantif unit organisasi yakni Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/05/jenis-arsip-migas-ditjen-migas/?preview=true

Menurutku, masih terdapat fungsi kemigasan yang belum tergambar pada klasifikasi arsip substantif migas. Sejatinya, pendekatan fungsi dalam penentuan klasifikasi arsip migas dapat lebih lengkap tatkala mendudukan unit organisasi SKK Migas dan BPH Migas dalam struktur Kementerian ESDM.

Berikut susunan klasifikasi arsip substantif minyak dan gas bumi selain dari fungsi SKK Migas dan BPH Migas, Kode MG 

1. MG.01 : Kebijakan
   • MG.01.01 : Pengusulan Kebijakan
   • MG.01.02 : Penyiapan Kebijakan
   • MG.01.03 : Perumusan Kebijakan
   • MG.01.04 : Penetapan Kebijakan dalam bentuk Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK)
2. MG.02 : Kerja Sama
3. MG.03 : Pembinaan Program
   • MG.03.01 : Rencana Induk Jaringan Gas Bumi
     • Rencana Jangka Panjang, Rencana Strategis, Rencana Tahunan, Evaluasi dan Pelaporan, Laporan Tahunan
   • MG.03.02 : Rencana dan Realisasi Investasi
   • MG.03.03 : Penetapan Harga Minyak Mentah
     • Harga Indonesian Crude Pride (ICP)
     • Formula ICP
     • Liquefied Natural Gas (LNG) dan Liquefied Petroleum Gas (LPG) Price Reference
     • Data Harga Minyak Dunia
   • MG.03.04 : Penetapan Bagian Hasil Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
     • Monitoring Lifting
     • Prognosa Daerah Penghasil Minyak dan Gas Bumi
     • Data Estimasi Distribusi Revenue dan Entitlement Pemerintah
     • Berita Acara Bagi Hasil SDA Migas
     • Data Ekspor LNG, LPG, Natural Gas
     • Surat Keputusan Penetapan Daerah Penghasil Migas
   • MG.03.05 : Pelaksanaan Pemeriksaan dan Pengujian PNBP
     • Bahan Pendukung Manajemen Laporan
     • Laporan Satuan Kerja
   • MG.03.06 : Verifikasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
     • Besaran TKDN Lelang
     • Verifikasi Penilaian Besaran TKDN Proyek
     • Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Kerja (SPPK) TKDN
     • Laporan verifikasi TKDN
   • MG.03.07 : Rekomendasi Kemampuan Produksi Barang dan Jasa Dalam Negeri
     • Surat Keterangan Kemampuan Produksi
     • Buku Apresiasi Domestik Produk (ADP)
   • MG.03.08 : Rencana Kebutuhan Impor Barang (RKBI) dan Rencana Impor Barang (RIB)
4. MG.04 : Pembinaan Usaha Hulu
   • MG.04.01 : Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi (Konvensional dan Non Konvensional)
     • Berkas Penyiapan, Penawaran, dan Permohonan Wilayah Kerja
     • Penetapan Pemenang (SK Menteri)
     • Dokumen Kontrak Kerja Sama Migas
   • MG.04.02 : Eksplorasi
     • Pemanfaatan Data Migas untuk presentasi makalah, publikasi makalah, pembukaan data, Izin Pengiriman Data ke Luar Negeri
     • Unitisasi Lapangan Migas
     • Rekomendasi Pengalihan Interest
     • Rekomendasi Penyisihan Wilayah Kerja Migas
     • Penyiapan Dokumen Pengakhiran Kontrak
     • Laporan Data Survei Seismik
     • Laporan Data Pemboran Sumur Eksplorasi (per semester dan tahunan)
     • Laporan Data Pemboran Sumur Eskporasi Tahunan
   • MG.04.03 : Eksploitasi
     • Rekomendasi Penggunaan Data Eksploitasi (publikasi makalah, analisasi laboratorium dan Reprocessing)
     • Penetapan Pengusahaan Minyak Bumi dari Sumur Tua
     • Penetapan Pengusahaan Laporan Produksi yang Dikembalikan Kepada Pemerintah
     • Buku Cadangan Mingas
     • Data Cadangan Strategis/Penyangga Migas
     • Laporan Hasil Pemantauan Data Produksi Migas
     • Laporan Hasil Inventarisasi Mutu Migas
   • MG.04.04 : Pengembangan Lapangan (Plan of Development/POD)
   • MG.04.05 : Perpanjangan Kontrak Kerja Sama (KKS)
     • Dokumen Permohonan dan Persetujuan Perpanjangan Kontrak Kerja Sama (KKS)
     • Surat Persetujuan Perpanjangan KKS dari Menteri ESDM
     • Kontrak Perpanjangan Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS)
   • MG.04.06 : Penetapan Alokasi dan Harga Gas
     • Evaluasi Permohonan Penetapan Harga Gas
     • Surat Persetujuan Harga Gas oleh Menteri ESDM
   • MG.04.07 : Partisipasi Interest
   • MG.04.08 : Tumpang Tindih Lahan (Rekomendasi Penggunaan Wilayah Kerja Migas untuk kegiatan selain Minyak dan Gas Bumi)
5. MG.05 : Pembinaan Usaha Hilir
   • MG.05.01 : Kebijakan Usaha Hilir
     • Pedoman dan Prosedur
     • Layanan Usaha (Izin/Rekomendasi/Penandasahan)
     • Pengawasan
   • MG.05.02 : Fasilitasi dan Pertimbangan Pelanggaran (Naskah Dinas yang berkaitan dengan fasilitasi perselisihan usaha, lindungan konsumen, dan pertimbangan sanksi pelanggaran usaha hilir)
   • MG.05.03 : Penetapan Harga dan Subsidi Bahan Bakar yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri
     • Berita Acara Rapat dan Notulen Rapat
     • Laporan Harga Jual Eceran dan Harga Patokan Bahan Bakar Bersubsidi
     • Referensi Proses Perhitungan sebelum dibahas DPR seperti Mean of Platt Singapore (MOPS), Contract Price (CP), Aramco, Bank Indonesia (BI) Rate, ICP,
     • Laporan Bulanan beserta Analisa Pergerakan Harga Bahan Bakar
     • Laporan Penyusunan APBN/P Subsidi Bahan Bakar
     • Laporan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Subsidi Bahan Bakar
     • Laporan Perumusan dan mengvasluasi pelaksanaan kebijakan harga
     • Penentuan Volume LPG 3 KG dan Usulan Volume Bahan Bakar Minyak (BBM) Bersubsidi
     • Formula Harga dan Subsidi Bahan Bakar
     • Pengusulan Penetapan Harga Bahan Bakar
     • Surat Keputusan Penetapan Harga Patokan Jenis BBM Tertentu
     • Surat Keputusan Penetapan Harga Patokan LPG Tabung 3 KG
     • Surat Keputusan Harga Jual BBM
     • Surat Keputusan Penetapan Harga Jual LPG Tabung 3 KG
     • Surat Keputusan Penetapan Harga Indeks Pasar BBM
     • Surat Keputusan Penetapan Harga Indeks Pasar LPG
     • Surat Keputusan Penetapan Harga Jual BBN
6. MG.06 : Teknik dan Lingkungan
   • MG.06.01 : Standarisasi (Perumusan Pelaksanaan dan Pengawasan Standar Nasional Indonesia (SNI)/Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI))
   • MG.06.02 : Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
     • Berkas Permohonan, Berita Acara Hasil Evaluasi, Salinan Sertifikat NPT, Register NPT
   • MG.06.03 : Buku Register Welding Procedure Specification (WPS)/Procedure Qualifitcation Record (PQR)
   • MG.06.04 : Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las
   • MG.06.05 : Keselamatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
     • Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan
     • Pemeriksaan Kalibrasi Teknis
     • Pengawasan Keselamatan Operasi
   • MG.06.06 : Keselamatan Hilir Minyak dan Gas Bumi
     • Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan
     • Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur
     • Pengawasan Keselamatan Operasi
   • MG.06.07 : Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan
     • Monitoring Analisa Dampak Lingkungan dan Rencana Pengelolaan Lingkunhan (RKL)/Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL)
     • Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hilir
     • Monitoring terjadinya Pencemaran (CPL), Tumpahan Minyak
     • Hasil Analisa Limbah Bahan Berbahaya dan Beracun, Bahan Kimia
   • MG.06.08 : Dokumen Persetujuan Penunjukan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Hulu dan Hilir
     • Dokumen Permohonan Pengajuan Persetujuan Penunjukan Calon Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Migas, Surat Undangan Presentasi, Makalah Presentasi, Surat Persetujuan/Pengesahan penunjukan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Migas
   • MG.06.09 : Penghargaan Keselamatan Kerja
     • Surat Permohonan Mendapatkan Penghargaan, Surat Penugasan Dalam Rangka Verifikasi, Berkas Hasil Evaluasi Verifikasi, Salinan Tanda Penghargaan, Dokumen Pengajuan dan Penilaian Tanda Penghargaan Keselamatan Migas
   • MG.06.10 : Usaha Penunjang
7. MG.07 : Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur
   • MG.07.01 : Perencanaan Program Kerja Pembangunan Infrastruktur Migas
     • LPG 3 KG
     • Jaringan Gas untuk Rumah Tangga
     • Stasiun Pengisian Bahan Bakar Gas (SPBG)
     • Konventer Kit untuk Transportasi)
   • MG.07.02 : Pengadaan Pembangunan Infrastruktur Migas
   • MG.07.03 : Pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur Migas
   • MG.07.04 : Pengawasan Pembangunan Infrastruktur Migas