Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip

Resume oleh Tsatsa Intan Paramitha. Dalam konteks kearsipan, akses yaitu izin untuk mencari dan mengambil informasi arsip untuk penggunaan konsultasi atau referensi dalam batasan yang ditetapkan secara hukum, privasi, kerahasiaan, dan keamanan.

Penyediaan akses arsip harus disesuaikan dengan prosedur dan ketentuan hukum yang berlaku untuk menjaga keamanan dan keselamatan arsip dari kerusakan dan penyalahgunaan arsip dari pihak yang tidak bertanggungjawab.

Mengacu peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, akses terbagi dalam empat klasifikasi. Pun dalam Lampiran IV Keputusan Menteri ESDM No. 167.K yang ditetapkan 2020 disebutkan bahwa akses arsip di lingkungan Kementerian ESDM menekankan pada sisi pengguna.

Pengguna yang berhak mengakses arsip meliputi  pengguna internal meliputi Menteri ESDM, Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal dan Kepala Badan, Staf Ahli Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama serta Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT), Pejabat Fungsional, Pejabat Pelaksana, dan Pengawas internal. Sedangkan pengguna eksternal meliputi publik yang dapat mengakses arsip tingkat klasifikasi Terbuka/Biasa, Pengawas Eksternal, dan aparat penegak hukum sesuai dengan lingkupnya.

SKKA menjadi kesepakatan dasar dalam memberikan layanan informasi publik secara cermat terhadap jenis-jenis informasi sehingga dapat menjamin keamanan dan akuntabilitas informasinya. 

Klasifikasi keamanan arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan Kementerian ESDM, negara, masyarakat, dan perseorangan. Klasifikasi keamanan arsip terbagi dalam 4 kategori, yaitu:

1. Biasa/Terbuka : apabila informasi arsip diketahui oleh publik tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja Kementerian ESDM. Naskah dinas Biasa/Terbuka diberikan kode “B” pada amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas dengan menggunakan tinta hitam. Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal Biasa/Terbuka diberikan kode “B” pada penomoran dengan susunan B-nomor naskah/kode klasifikasi/kode jabatan/tahun. Untuk pengiriman, penggunaan, dan penggandaan naskah dinas Biasa/Terbuka tidak ada perlakuan khusus.
2. Terbatas : apabila informasi arsip diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian ESDM. Naskah dinas Terbatas diberikan kode “T” pada amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas menggunakan tinta hitam. Untuk arsip elektronik, tanda klasifikasi keamanan Terbatas dicantumkan dalam metadatanya. Penomoran naskah dinas Terbatas diberikan kode “T” pada nomor dengan susunan T-nomor naskah/kode klasifikasi/kode jabatan/tahun. Pengiriman naskah dinas Terbatas harus dimasukkan ke dalam amplop tidak tembus pandang dengan kode “T” tinta hitam pada amplop kemudian disegel. Penggunaan arsip berklasifikasi keamaan Terbatas hanya diperbolehkan untuk pejabat yang berwenang atau ditunjuk. Pencipta arsip dapat melarang penggandaan arsip Terbatas. Penggandaan di luar kebutuhan tidak diizinkan.
3. Rahasia : apabila informasi arsip diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan, sumber daya nasional, dan ketertiban umum. Naskah dinas Rahasia diberikan kode “R” pada amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas dengan tinta merah. Tanda klasifikasi untuk arsip elektronik dicantumkan dalam metadatanya. Penomoran naskah dinas Rahasia diberikan kode “R” dengan susunan R-nomor naskah/kode klasifikasi/kode jabatan/tahun. Pengiriman naskah dinas Rahasia dimasukkan dalam amplop tidak tembus pandang rangkap 2, disegel, dan amplop diberi kode “R” dengan tinta merah. Penggunaan arsip berklasifikasi keamanan Rahasia hanya diperbolehkan untuk pejabat yang berwenang atau ditunjuk. Pencipta arsip dapat melarang penggandaan arsip Rahasia. Penggandaan di luar kebutuhan tidak diizinkan.
4. Sangat Rahasia : apabila informasi arsip diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, kebutuhkan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa. Naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode “SR” pada amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas dengan menggunakan tinta merah. tanda klasifikasi untuk arsip elektronik dicantumkan dalam metadatanya. Penomoran naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode “SR” dengan susunan SR-nomor naskah/kode klasifikasi/kode jabatan/tahun. Pengiriman naskah dinas Sangat Rahasia dimasukkan dalam amplop tidak tembus pandang rangka 2, disegel, dan amplop diberi kode “SR” dengan tinta merah. penggunaan arsip berklasifikasi keamanan Sangat Rahasia hanya diperbolehkan untuk pejabat yang berwenang atau ditunjuk. Pencipta arsip dapat melarang penggandaan arsip Sangat Rahasia. Penggandaan di luar kebutuhan tidak diizinkan.