Arsip Pegawai

Sudahkah perubahan manajemen PNS tahun 2017 yang disesuaikan kembali di tahun 2020, telah dirujuk dalam menentukan klasifikasi arsip kepegawaian? 

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/05/perubahan-manajemen-pns-2020/?preview=true

Sejak diterbitkan Undang Undang tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN), tentu terdapat perkembangan agenda setting pada area manajemen kepegawaian. Tatkala agenda setting dalam manajemen kepegawaian mengalami perkembangan, tentu sedikit banyak terkait dengan proses bisnis. Apa kaitan proses bisnis dengan klasifikasi arsip? 

Terdapat satu pandangan bahwa kelompok berkas menjadi cerminan proses bisnis suatu manajemen. Pun dalam manajemen kepegawaian. Dalam klasifikasi arsip kedudukan proses bisnis berpengaruh pada leveling klasifikasi meski secara besaran atau level primer tidak ada perubahan.

Penyesuaian klasifikasi arsip kepegawaian sudah menjadi konsekuensi dari perubahan penyesuaian manajemen PNS sebagaimana ditetapkan pada bulan Februari 2020. 

Secara ideal, klasifikasi arsip kepegawaian dikelompokkan menjadi pedoman, perencanaan, pengadaan, pengembangan karir, mutasi, penilaian & penghargaan, kesejahteraan, sistem informasi, jabatan fungsional, berkas perseorangan sampai dengan usul pemberhentian diharapkan mampu menterjemahkan cara pandang kearsipan sesuai proses bisnis atawa transaksi dalam manajemen kepegawaian. 

Untuk itu perlu updating dengan bentuk analisis secara bersama diantara pemangku kepentingan sehingga mendapatkan kesesuaian bahwa klasifikasi arsip kepegawaian merupakan cerminan dari proses bisnis yang dilaksanakan pada mnnajemen kepegawaian. 

Berikut kelompok jenis arsip termasuk yang tersurat pada Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor : 167 K/04/MEM.2020 Tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanaan Arsip Kementerian ESDM

KEPEGAWAIAN (KP)

KP.01 : Pedoman Kepegawaian

• KP.01.01 : Pendelegasian Wewenang (Pelaksana Tugas (Plt.), Pelaksana Harian (Plh.), atas nama (a.n), dan untuk beliau (u.b)

KP.02 : Perencanaan Pegawai

• KP.02.01 : Penyusunan Rencana Kebutuhan Pegawai (ASN dan Non ASN): Perencanaan Kebutuhan Pegawai,Pertimbangan Formasi,  Penetapan Kebutuhan Pegawai,  Standarisasi Jabatan,  Informasi Jabatan,  Kompetensi Jabatan,  Klasifikasi Jabatan
• KP.02.02 : Formasi Pegawai (ASN dan Non ASN): Usulan dari Unit Kerja antara lain berupa analisis jabatan dan analisis beban kerja,  Bezzeting Pegawai (ASN dan Non ASN),  Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan & RB dan Kepala BKN termasuk Usul Formasi CASN dan Calon Non ASN, Usul Formasi Kenaikan Jenjang, Alih Jabatan dan Redistribusi, Usul Formasi Jabatan Fungsional Binaan Kementerian lain,  Surat Persetujuan Menpan & RB/Surat Keputusan Penetapan Formasi PNS,  Penetapan Formasi Khusus (PPK/Prohire),  Dokumen Analisis Jabatan dan Beban Kerja,  Dokumen Formasi Jabatan dan Penetapan Kebutuhan Pegawai,  Dokumen Validasi Usul Formasi Jabatan Fungsional Binaan KESDM dari Intansi Pusat dan Daerah

KP.03 : Pengadaan Pegawai

• KP.03.01 : Seleksi/Penerimaan Pegawai : Keputusan Tim/Panitia Penerimaan Pegawai,Pengumuman,  Surat Lamaran,  Pemanggilan Peserta Tes,  Daftar Peserta Ujian,  Hasil Wawancara,  Keputusan Hasil Ujian,  Keputusan Pengumuman Kelulusan,  Surat Lamaran yang Tidak Lulus Seleksi
• KP.03.02 : Pengangkatan ASN/Non ASN:  Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP meliputi Surat Lamaran, Ijazah, SKCK, Kartu Kunig dan Surat Keterangan Kesehatan,  Nota Usul Pengangkatan CASN menjadi ASN,  SK CASN/ASN/Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) Kolektif,  SK CASN/ASN/Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja,  Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK),  Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN)
• KP.03.03 : Prajabatan/Latihan Dasar
• KP.03.04 : Penempatan ASN/Non ASN
• KP.03.05 : Seleksi Terbuka Jabatan

KP.04 : Pengembangan Karir Pegawai

• KP.04.01 : Pola Karir
• KP.04.02 : Assesment (Tugas Belajar, Jabatan)
• KP.04.03 : Tugas Belajar/Izin Belajar/Ujian Dinas: Surat edaran/pengumuman, surat usulan studi pegawai, laporan hasil tes masuk perguruan tinggi berkenaan dengan studi LANJUT,  Ikatan kerja dan surat perjanjian izin/tugas belajar, surat perintah/tugas belajar/Surat Keputusan/surat izin, surat-surat sponsor, laporan perkembangan studi, permohonan perpanjangan studi, ijazah, akreditasi program studi, Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL), dan sertifikat,surat penawaran, surat usulan pegawai dan sertifikat pendidikan
• KP.04.04 : Penyesuaian Ijazah

KP.05 : Mutasi Pegawai

• KP.05.01 : Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
• KP.05.02 : Pemindahan, diperbantukan, dan dipekerjakan (surat permohonan, surat persetujuan, nota persetujuan/pertimbangan BKN, keputusan)
• KP.05.03 : Baperjakat
• KP.05.04 : Pengangkatan dan Pemberhentian Jabatan Struktural/Fungsional/Lainnya
• KP.05.05 : Pemberhentian Pegawai (pemberian pensiun, pemberhentian tanpa hak pensiun, wafat, dan tewas/meninggal dalam tugas)
• KP.05.06 : Penyesuaian Masa Kerja
• KP.05.07 : Ujian Kenaikan Pangkat/Jabatan/Golongan/Struktural dan Fungsional (Ujian Penyesuian Ijazah, Ujian Dinas)
• KP.05.08 : Usul Pengangkatan, Pembebasan Sementara, Pemindahan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional
• KP.05.09 : Inpassing atau Mutasi Jabatan
• KP.05.10 : Pelantikan
• KP.05.11 : Mutasi Keluarga
• KP.05.12 : Pendaftaran Keluarga/Perkawinan/Anak
• KP.05.13 : Usul Perubahan Penetapan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai

KP.06 : Penilaian Kinerja, Disiplin, dan Penghargaan Pegawai

• KP.06.01 : Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dan Penilaian Prestasi Kerja
• KP.06.02 : Disiplin Pegawai
• KP.06.03 : Sanksi/Hukuman
• KP.06.04 : Penghargaan Pegawai
• KP.06.05 : Budaya Kerja atau Pembinaan Mental Pegawai

KP.07 : Kesejahteraan Pegawai

• KP.07.01 : Penghasilan Pegawai
• KP.07.02 : Penyesuaian Tunjangan Keluarga
• KP.07.03 : Penyesuaian Tunjangan Fungsional
• KP.07.04 : Cuti
• KP.07.05 : Tabungan Pensiun (Taspen)
• KP.07.06 : Kesehatan Pegawai/Asuransi
• KP.07.07 : Rekreasi/Kesenian/Olahraga
• KP.07.08 : Bantuan Sosial
• KP.07.09 : Perumahan
• KP.07.10 : Pakaian Dinas

KP.08 : Sistem Informasi Kepegawaian

• KP.08.01 : Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian
• KP.08.02 : Data Kekuatan Pegawai
• KP.08.03 : Data dan Informasi Pribadi Pegawai
• KP.08.04 : Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian
• KP.08.05 : Pengembangan Sistem Pengelolaan Arsip Kepegawaian

KP.09 : Pembinaan Jabatan Fungsional

KP.10 : Berkas Perseorangan ASN

KP.11 : Berkas Perseorangan Pejabat Negara

KP.12 : Berkas Perseorangan Pejabat Lainnya

KP.13 : Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Janda/Duda dan PNS yang Tewas