Nyatanya, pola pikir kearsipan terbelenggu aspek fisik materi atau media rekam informasi. Disaat informasi menjadi komoditas yang menggiurkan, atau informasi senantiasa dikaitkan dengan teknologi demi peningkatan kesejahteraan kehidupan, nyatanya kearsipan masih terjerembab pada aspek materiil. Apakah ini memang ciri khas kearsipan diantara rumpun urusan kehidupan pada obyek informasi???
Melalui surat kepala Biro Umum KESDM tanggal 24 Februari 2020 kepada Sesditjen Migas, tergambar inisiasi penyelamatan arsip statis yang belum diserahkan ke Lembaga Kearsipan. Surat yang mengawali info atas berakhirnya pengawasan sistem kearsipan di tahun 2019, berujung pada pengawasan muara daur hidup arsip.
Pasca pengawasan sistem kearsipan, ANRI menetapkan agenda nasional terkait pengawasan obyek atau fisik arsip. Logikaku pun teringat pada pendekatan siklus hidup arsip yang teradob pada konsensus Nasional yakni Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pendekatan siklus hidup arsip tentu lebih dulu terkenal dari pada pendekatan Records Continum Model (RCM). Dapat diartikan bahwa pendekatan siklus lebih senior atau lebih tua dari pendekatan yang lain dalam penyelenggaraan kearsipan di Indonesia.
Yang melekat dalam pemahamanku, pendekatan siklus hidup arsip adalah terkait erat dengan aspek materi fisik media rekam. Selain itu, siklus hidup arsip memberi penekanan atas muara akhir media rrekaman kegiatan yakni berada pada lembaga kearsipan.
Sejak puluhan tahun lalu, pendekatan daur hidup arsip telah menyuarakan kata “pindah” dan “serah“. Kedua kata tersebut menggambarkan perjalanan media rekaman kegiatan. Selain itu tersirat status rekaman kegiatan yakni status dinamis yang melekat pada kata pindah dan status statis pada kata serah.
Jika disederhanakan menjadi dinamis=pindah, statis=serah. Disi lain terdapat pemahaman “pengawasan sistem versus pengawasan materi fisik arsip”. Ini menjadi kata kunci yang dapat kita rumusan pada tulisan ini, bahwa pasca pengawasan sistem maka beranjak ke pengawasan objek materi fisik arsip demi mendorong pemindahan arsip dinamis dan penyerahan arsip statis.
Tidak dapat dinafikan, konsensus nasional kearsipan menetapkan tujuan penyelenggaraan kearsipan yakni menjamin ketersediaan arsip. Kemudian seiring penggunaan pendekatan siklus hidup arsip, telah berpengaruh signifikan terhadap pola pikir kearsipan Indonesia. Apa itu? Informasi yang terekam bukan saja berada pada aspek sistem nilai dan sistem pengelolaan, namun terus mempertahankan pada aspek fisik materi arsip (media rekam).
Akhirnya, tulisan ini menjadi sisi lain pemahamanku atas kearsipan. Meski tuntutan peri kehidupan atas informasinya begitu dahsyat, namun sebagai insan kearsipan tak perlu harus gagap. Waspada atas ketertinggalan tidak juga harus melepaskan ciri khas kearsipan. Ciri yang tetap mendudukkan aspek materi fisik media rekam informasi.
Last, aku pun semakin absurd tatkala kekhasan kearsipan berada dalam kondisi dunia dalam pembatasan fisik (dampak virus COVID 19) . Bukankah ini akan bertabrakan dengan ciri khas kearsipan (aspek fisik material media rekam)?. Apakah kearsipan perlu bertransformasi dalam mendudukkan fisik material media rekam? Dg kata lain, apakah kearsipan harus bergerak maju dengan mengikis ciri materialistik???
Nurul Muhamad 