Sepuluh tahun terakhir mengabdi di Direktorat Jenderal Migas, keseharianku berada urusan perkantoran. Menjadi bagian dari layanan internal perkantoran, kearsipan Ditjen Migas berada dibawah manajemen sub bagian tata usaha.
Meski kearsipan mempunyai landasan konsensus nasional berupa Undang Undang Republik Indonesia, namun tatkala berada di dalam unit kerja fasilitatif, kedudukan kearsipan melekat pada fungsi dan tugas organisasi.
Dibawah Sekretariat Direktorat Jenderal sebagai Unit pemberi dukungan administrasi, tentu kearsipan memiliki enggel berbeda tatkala berada pada unit Sekretariat Jenderal atau bahkan unit organisasi berbentuk Badan.
Dalam memberikan dukungan administrasi kepada manajemen internal Direktorat Jenderal, Sekretariat Direktorat Jenderal terbagi menjadi empat bagian yakni Hukum, Rencana dan Laporan, Keuangan, dan Umum Kepegawaian dan organisasi. Pada empat bagian tersebut, Kearsipan Ditjen Migas berada pada bagian umum.
Bersama dengan sub bagian rumah tangga dan perlengkapan, Kearsipan Ditjen Migas menjadi binaan dari Biro Umum pada Sekretariat Jenderal KESDM. Untuk itulah rumusan tulisan ini menyimpulkan bahwa kearsipan Ditjen Migas terasa dekat dengan urusan layanan internal perkantoran yang menjadi indikator Performance bagian umum.
Rumusan tersebut yang kemudian mengantarkan ilustrasi tulisan ini pada jenis arsip fasilitatif. Meski hampir serupa, namun jenis arsip fasilitatif memerlukan presisi yang tepat terutama terkait prinsip kearsipan yakni mengembalikan rekaman kegiatan kepada tugas dan fungsi unit pencipta.
Presisi atau dg istilah bebasku “pijakan” dalam menempatkan urusan yang akan menghasilkan rekaman berupa informasi. Tugas dan fungsi Bagian Umum menjalankan urusan perkantoran diantaranya terkait yakni ketatausahaan, kearsipan dan kerumahtanggaan.
Berikut Resume Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor : 167 K/04/MEM.2020 Tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanaan Arsip Kementerian ESDM, dimana pada salah satu lampiran terdapat arsip fasilitatif Cq. TU, KA, dan RT.
KETATAUSAHAAN (TU)
- TU.01 : Administrasi Menteri/Pimpinan
- TU.01.01 : Sambutan Pidato Menteri/Pimpinan
- TU.01.02 : Ucapan (ucapan terima kasih, simpati, pesan/kesan, dan rekomendasi)
- TU.01.03 : Memori Jabatan Menteri/Pimpinan
- TU.02 : Keprotokolan
- TU.02.01 : Upacara/Acara Kedinasan
- TU.02.02 : Kunjungan Kerja (Kedinasan Pimpinan
- TU.02.03 : Agenda Pimpinan
- TU.03 : Pencetakan, Penggandan, dan Penjilidan
- TU.04 : Perjalanan Dinas
- TU.04.01: Perjalanan Dinas Dalam Negeri
- TU.04.02 : Perjalanan Dinas Luar Negeri
- TU.05 : Praktek Kerja Lapangan/Magang
- TU.05.01 : SMU/SMA/SMK
- TU.05.02 : Perguruan Tinggi
KEARSIPAN (KA)
- KA.01 : Sistem Kearsipan
- KA.02 : Pengendalian dan Pengurusan Surat
- KA.03 : Pemeliharaan Arsip
- KA.03.01 : Pemberkasan Arsip Aktif
- KA.03.02 : Penataan Arsip Inaktif
- KA.03.03 : Alih Media Arsip
- KA.03.04 : Kegiatan Fungsional Arsip
- KA.04 : Program Arsip Vital
- KA.04.01 : Identifikasi dan Penataan Arsip Vital
- KA.04.02 : Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital
- KA.04.03 : Penyelematan dan Pemulihan Arsip Vital
- KA.05 : Pengelolaan Arsip Terjaga
- KA.05.01 : Identifikasi dan Pemberkasan Arsip
- KA.05.02 : Pelaporan Arsip
- KA.06 : Penelusuran Sumber Arsip
- KA.06.01 : Wawancara Sejarah Lisan
- KA.06.02 : Penelusuran Naskah Sumber
- KA.07 : Pelayanan Arsip
- KA.08 : Penyusutan Arsip
- KA.08.01 : Pemindahan Arsip Inaktif
- KA.08.02 : Pemusnahan Arsip
- KA.08.03 : Penyerahan Arsip
- KA.09 : Pembinaan Kearsipan
- KA.10 : Pengawasan Kearsipan
- KA.10.01 : Perencanaan Program
- KA.10.02 : Pelaksanaan Audit
- KA.10.03 : Pelaporan
KERUMAHTANGGAN (RT)
- RT.01 : Pelayanan Kerumahtanggaan
- RT.01.01 : Pelayanan Umum
- RT.01.02 : Pelayanan Khusus
- RT.01.03 : Administrasi Pakaian Dinas Pegawai
- RT.02 : Pemeliharaan dan Perbaikan
- RT.02.01 : Perbaikan Gedung
- RT.02.02 : Perbaikan Rumah Dinas/Wisma
- RT.02.03 : Pertamanan/lanscaping/penghijauan
- RT.02.04 : Peralatan Kantor, Mesin, dan Pengolah Data
- RT.02.05 : Pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja
- RT.03 : Pengelolaan Gedung
- RT.03.01 : Manajemen Gedung
- RT.03.02 : Green Building
- RT.04 : Pengelolaan Jaringan
- RT.04.01 : Pengelolaan Jaringan Telekomunikasi
- RT.04.02 : Pengelolaan Jaringan Listrik
- RT.04.03 : Pengelolaan Jaringan Air
- RT.04.04 : Pengelolaan Televisi Kabel
- RT.04.05 : Pelaksanaan Penghematan Energi
- RT.05 : Pengelolaan Kendaraan Dinas
- RT.05.01 : Pengurusan Surat-Surat Kendaraan Dinas
- RT.05.02 : Pengelolaan Kendaraan Dinas
- RT.05.03 : Penggunaan Kendaraan Dinas
- RT.06 : Ketertiban dan Keamanan
- RT.06.01 : Pengamanan
- RT.06.02 : Pengelolaan Ketertiban dan Keamanan
- RT.06.03 : Adminstrasi Pengelolaan Parkir
Nurul Muhamad 