Terbayang, jika arsiparis harus terpisah dari arsip?. Dan bayangkan jika arsip tanpa adanya ruang penyimpanan. Dari dua pembayanganan itu, muncul pertanyaan “bagaimana jika pengadaan arsiparis tidak mendasarkan keberadaan ruang arsip? Dan apa bedanya ruang arsip dengan ruang penyimpanan arsip?
Tulisan ini menjadi penyelaman keterhubungan antara ruang arsip dan arsiparis serta ruang penyimpanan arsip. Pengadaan arsiparis tentu diawali dari analisa kebutuhan, paling gampang jika dikaitkan dengan keberadaan ruang arsip.
Beranjak dari sinilah tulisan ini akan menunjukkan bahwa ruang arsip bukan sekedar ruang penyimpanan arsip, namun juga posisi duduk arsiparis dalam hal ini boleh kita sebut dan ruang kerja. Hipotesa sementaraku bahwa yang dimaksud ruang arsip terdiri atas ruang kerja arsiparis dan ruang penyimpanan.
Tidak jarang, keluhan para arsiparis atas kondisi ruang penyimpanan. Penggambaran keluhan itu bisa jadi bukan dari ketiadaan ruang penyimpanan arsip. Namun pada kondisi ruang arsip.
Desakan pertambahan arsip tahun demi tahun meneriakkan keterhubungan baru antara arsiparis dan ruang penyimpanan. Satu diantara keterhubungan adalah kedekatan posisi duduk arsiparis (ruang kerja kearsipan). Dadi sini, nalar kita ditunjukkan bahwa kearsipan terkait erat antara ruang kerja arsiparis dan ruang penyimpanan arsip.
Nyatanya, tidak semua instansi pemerintah memberikan perhatian pada ruang arsip. Disini bukan sekedar ruang penyimpanan namun posisi duduk arsiparis pada keseharian waktu kerja. Idealnya, ruang arsip akan terdiri beberapa bilik antara lain bilik tempat duduk arsiparis, bilik pengolahan arsip, bilik penyimpanan transit, bilik penyimpanan arsip tertata dan bilik display hasil pekerjaan kearsipan (sirkulasi arsip).
Sedemikian Njlimet ya kah ruang arsip? Pengalaman empiris penulis selaku arsiparis, saat pertama kali bergabung di Ditjen Migas, aku berada di Ruang kerja yang jauh dari ruang penyimpanan arsip. Saat itu ruang kerja di lantai 15 dan ruang penyimpanan arsip inaktif berada di lantai 8. Kondisi perbedaan lantai itu menjadi tantanganku dalam meniti pekerjaan kearsipan.
Kemudian datanglah suatu masa dimana pelebaran ruang perkantoran. Gedung perkantoran yang sebelumnya dikuasakan kepada Sekretariat Jenderal KESDM harus berpindah ke Kuasa Pengguna Barang Ditjen Migas. Sejak saat itulah perjodohan lantai 10 dengan kearsipan. Ruang kerja arsiparis harus melekat pada ruang penyimpanan arsip.
Setelah mendapatkan dua bilik yakni sebagai tempat duduk arsiparis dan ruang penyimpanan. Kadang disitu masih terlihat bukan pekerja kantoran. Perlu ada bilik pengolahan arsip yang terdiri meja dan kursi.
Namun, tak berapa lama setelah dua unit roll opeck terpasang, terjadilah gegamangan pengelola gedung. Beban kearsipan memerlukan struktur lantai pada Gedung yang lebih kokoh. Maka bertemulah lantai 4 dengan kearsipan. Saat mulai yakin atas kekuatan lantai, penambahan dua unit menggenapi menjadi empat roll opeck (@600) dengan total kapasitas 2.400 boks ukuran 20×40 cm.
Ruang arsip di lantai 4 memiliki dua ruang. Satu sebagai tempat duduk dan satu sebagai ruang simpan (baik hasil penataan maupun ruang transit). Kemudian demi percepatan penataan arsip, tempat duduk arsiparis berada pada ruang penyimpanan.
Separo dari space ruang penyimpanan yang seharusnya diisi dengan penambahan 4 unit rol opek, dipergunakan sebagai ruang pengolahan plus ruang duduk arsiparis dan petugas arsip.
Perjalanan ruang arsip sejak lantai 8, kemudian ke lantai 10 dan saat ini mengisi lantai 4 Gedung Ibnu Sutowo merupakan pencarian kondisi ideal. Tempat duduk arsiparis tidak seharusnya berada di ruangan pengolahan. Begitu juga ruang pengolahan tidak bercampur dengan ruang penyimpanan. Namun itu semua butuh proses.
Perlu penjagaan yang kokoh dengan eksistensi arsiparis demi menuju kondisi ideal mewujudkan ruang arsip. Cerita tersebut menjadi episode selaku seorang PNS dalam jabatan arsiparis. Setelah mendapat tempat di satu dari banyak instansi pemerintah, maka kesimpulan sampai hari ini adalah perlunya menjaga eksistensi fisik dalam berkearsipan.
Kondisi apapun yang menghadang, seperti perpindahan ruang penyimpanan arsip tentu menjadi perjalanan dalam jabatan arsiparis. Pemaknaan ruang arsip tentu menjadi narasi yang harus diperjelas tatkala berkearsipan. Karena dari situlah akan tergambar pola kearsipan,seperti halnya pengadaan ruang arsip.
Obyek pekerjaan yang berbentuk fisik material kertas akan sangat bergantung pada ruang arsip. Kebutuhan ruang penyimpanan tidak serta merta menjadi dalih dalam berkearsipan. Masih ada kebutuhan pengolahan arsip, tempat duduk arsiparis yang menjadi bagian penting dari ruang arsip.
Inisiasi fisik bertahan tahun dalam berkearsipan, dengan menarasikan ruang arsip masih perlu waktu yang panjang. Belum lagi kondisi ruang penyimpanan yang tidak lagi mampu menampung fisik arsip
Nurul Muhamad 