Database arsip yang telah berhasil aku inisiasi sejak 2013 masih belum bisa online. Berada di ruang server gedung perkantoran, media simpan hasil alihmedia berupa server, aku posisikan sebagai pengungkit kecepatan akses atawa temu balik. Bisa jadi puluhan ribu file pdf hasil pemindaian, telah membantu kebutuhan penelusuran.
Selama ini, database arsip menempati IP local yang diberikan oleh pengelola jaringan kantor. Sebelum datangnya masa pembatasan sosial seperti sekarang, meski bersifat intranet, namun cukup membantu pekerjaan kearsipan. Setidaknya mengkonfirmasi keberadaan arsip sebagai referensi, saat datangnya kebutuhan penelusuran
Sampai disini nalarku menjadi teringat saat kekhawatiran dari pihak pengelola jaringan kantor yang lebih merekomendasikan IP local ketimbang IP publik sebagai alamat database arsip. Kala itu, dengan asumsi otoritas pengelola jaringan internet di kantor, aku pun menerima pertimbangan keamanan data arsip.
Potensi peretas dalam mengakses data arsip tatkala berada pada IP publik menjadi penerimaanku. Terlebih, aku harus berterima kasih atas diberikan IP sebagai satu dari sarana penting dalam akselerasi capaian layanan perkantoran dengan kegiatan kearsipan. Aku berpikir bahwa mendapatkan slot IP meski hanya local dan server berkapasitas memori bagus, sudah menjadi kemajuan urusan kearsipan Ditjen Migas.
Namun demikian, keberadaan IP non publik, mbutuhkan pendekatan kerja secara fisik. Secara fisik, petugas arsip harus mendatangi ke gedung kantor. Demi eksistensi kearsipan dalam memberikan dukungan manajemen internal, kebutuhan arsip yang datang dihari libur, memaksaku untuk mendatangi gedung kantor yang berjarak lebih dari 20 KM.
Telepon dari pak Agung Kus selaku Pejabat pengawas pembangunan infrastruktur di sabtu siang, menyulut semangat mendatangi ruang arsip di minggu, 15 november 2020 ini.
Sejak jam delapan pagi, aku sudah bersiap menuju ke Gedung Ibnu Sutowo di Jalan HR Rasuna Said Jakarta Selatan. Demi menyiapkan permintaan data dukung obyek audit dari BPK, sekitar lima jam aku pun tenggelam di ruang arsip.
Sekitar 74 item rekaman kegiatan FEED dan DEDC pembangunan Jaringan Gas Bumi untuk rumah tangga sejak 2009 sampai 2019 perlu dokumentasi nomor dan tanggal perjanjian kerja. Lebih dari sepuluh tahun lalu kantor ku mendapatkan penugasan dalam menghadirkan negara untuk rakyatnya. Menciptakan energi bersih untuk rumah tangga menjadi bagian dari rekaman infrastruktur migas.
Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi jejak jejak kiprah seorang arsiparis dalam kedudukan sebagai pelaksana pendukung pencapaian kinerja organisasi. Bahkan peran arsiparis yang harus dilakukan di hari libur, dipicu pemahaman kedudukan arsip sebagai data dukung akuntabilitas kepemerintahan. Hari senin telah dinantikan oleh auditor eksternal.
Meski hanya 15 item dari 74 item yang berhasil aku kirim ke pemohon layanan arsip, tersimpan rasa kepuasan diri tatkala layanan si fungsional arsiparis dapat dimanfaatkan pejabat administrator. “aku telah membunyikan arti arsip sebagai pendukung akuntabilitas kinerja organisasi” pikirku
Selain sebagai jejak pelaksanaan pekerjaan kearsipan,terbersit suatu pemikiran bahwa suatu saat ” kearsipan harus mampu menembus batas jarak dan gedung perkantoran”. Kearsipan harus mengimbangi tuntutan transformasi digital. Kearsipan perlu IP Publik.
Paling terakhir, boleh jika disebut dengan curhat, yakni arsiparis perlu keteguhan dalam peran penjaga rekaman kegiatan untuk menuju kearsipan online. Tantangannya merubah kearsipan yang kental dengan nuansa konvensional menuju digital.
Untuk itu memerlukan strategi yang bukan hanya menangkap arsip secara elektronik (dihasilkan, didistribusikan secara teknologi informasi dan komunikasi (TIK).
Nyatanya, setelah arsip berupa media digital, sangat memerlukan strategi pengolahan arsip. Suatu cara yang bukan hanya mengilhami dosir, rubrik dan seri sebagai dasar pengarsipan. Atau bukan hanya mempertahankan keautentikan yang tersandera pada media rekam. Apa dan bagaimana pengolahan arsip itu? Ialah yang siap sedia diberikan kepada pengguna (ibarat makanan, arsip perlu siap saji dan arsip perlu siap santap)
Nurul Muhamad 