Arsip Pengadaan Barang dan Jasa

Konon nilai yang tidak terbatas Retensi Arsip. Implementasi Prinsipal of Provenance pada pengarsipan pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintahan dapat dengan mengembalikan pada fungsi jabatan pengelola anggaran.

Puluhan paket pekerjaan akan diampu oleh PPK, menjadi jejak yang dapat membantu dalam penelusuran arsip inaktif. Terlebih ada nilai yang menyatu antara tanggungjawab jabatan dengan orang berperan/menjabat. Konon nilai yang terus melekat bersamaan nama yang tertulis pada jabatannya.

Jumat 20 November 2020, adrenalin pun kembali naik kala ratusan map yang kuberikan inisial ULP belum terdeskrepsi. Tak terasa lima jam tenggelam di proses pemilahan tahap kedua.

Meski di masa pembatasan sosial dampak Pandemi COVID 19, tuntutan obyek pekerjaan yang bersifat material kertas menuntutku selaku arsiparis untuk tetap mendatangi kantor. Tak terlalu parno sih, meski satu orang rekan kerja serangan telah terpapar positif kasus Corona itu.  

Selain isu nasional perpindahan Ibukota pada 2024 dan dikaitkan keberadaan fisik arsip kertas yang tak sebanding dengan luasan ruang penyimpanan, terdesak pentingnya arsip sejbagai bahan audit internal dan eksternal sampai dengan pembuktian kasus hukum baik perdata maupun pidana. 

Perkembangan kegiatan pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintahan, terekam pada seri arsip ini. Pada tahun 2005, mulai muncul peran yang disebut dengan Pejabat Pembuat Komitmen atawa disingkat PPK. Sebelumnya lebih terkenal dengan sebutan Pimpinan Proyek atau Pimpro. 

Pengelompokkan jenis barang dan jasa yang dibutuhkan oleh instansi diwujudkan pada kata “fisik” , “non fisik” dan “penunjang”. Bagi petugas kearsipan yang belum mendalami, tulisan ini dapat menjadi sumber bacaan ya…. 

Selain jenis barang dan jasa, terdapat kriteria nilai atau harga barang dan jasa yang dipaketkan saat proses pengadaan. Nilai atau harga tersebut akan memengaruhi jenis proses pengadaan yakni penunjukan langsung atau pelelangan Umum. 

Dari jenis dan harga barang/Jasa, kita dapat melihat aktor salah satunya PPK Non Fisik untuk jenis jasa konsultan dengan nilai diatas 50 juta, kemudian naik menjadi di atas 100 juta. 

Tercatat beberapa PNS yang menjabat sebagai PPK Non Fisik sejak tahun 2007 yakni pak Hidayat dimana tahun sebelumnya terekam pula nama pak Wayan. Secara berurutan sejak tahun 2008 sampai 2013 tercatat PNS yang menjabat sebagai PPK Non Fisik Ditjen Migas yaitu pak Wisnu, pak Margiyanto, pak Sekaryawan, Pak Beni, pak Poltak, dan pak Saleh

Sesuai dengan pola organisasi pengelola anggaran,  seluruh paket pekerjaan pada Ditjen Migas yang bersifat konsultansi atawa identik dengan kepakaran seorang ahli pada bidangnya menjadi beban pekerjaan sekaligus tanggung jawab jabatan seorang Pejabat Pembuat Komitmen Non Fisik. 

Bersamaan dengan kemunculan LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik, numenkelatur PPK pun mengalami perubahan. Paket pekerjaan pada tiap unit eselon 2 dibebankan pada satu orang PPK. Sehingga sejak tahun 2014 terekam lima orang PNS sebagai PPK dalam satu tahun anggaran.

Numenkelatur PPK beralih dari “non fisik” ke PPK sesuai unit kerja Level unit eselon dua di Lingkungan Ditjen Migas. Terekam nama Pak Ismu (Direktorat Pembinaan Program), Pak Adi (Direktorat Pembinaan Usaha Hulu), Pak Suryono (Direktorat pembinaan usaha hilir) yakni pak Nursito (Direktorat Teknik dan Lingkungan) .

Sampai disini dua poin dari hal hal tersebut diatas, yang pertama ialah nilai administrasi dan keuangan yang melekat pada arsip pengadaan barang dan jasa non fisik ialah kategori jenis dan harga. Yang kedua adalah nama PNS yang akan terus disebut tatkala mencuat  terkait pembuktian hukum. 

Akhirnya, sebagai sumber bacaan buat petugas kearsipan, pengelompokkan berkas sesuai dengan numenkelatur PPK akan menyederhanakan pendataan (deskrepsi arsip). Asumsinya, proses deskrepsi arsip inaktif bukan per berkas paket pengadaan, namun dengan mengembalikan pada mekanisme organisasi pengelolaan anggaran dan proses bisnis pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintahan. 

Proses yang sesuai dengan prinsipal of provenance akan memudahkan saat pengisian klasifikasi arsip sebagai bagian proses penataan arsip inaktif. Semoga berkenan