Prinsip Kearsipan, menuntut arsiparis menyelami proses bisnis pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintah, agar dapat mengembalikan pada struktur organisasi pengelolaan anggaran. Prinsip pengarsipan ini biasanya disebut dengan prinsipal of provenance.
Prinsip tersebut berfokus pada pengelolaan arsip sesuai dengan asal usul arsip dan kurun waktunya. Agar dapat menerapkan prinsip, arsiparis mau tidak mau harus menyelami perkembangan pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintahan. Penyelaman dari kemunculan numenkelatur jabatan pengelola anggaran.
Di tahun 2005, Pengadaan Barang dan Jasa untuk pemerintah dikendalikan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Pada era sebelumnya, tersebut Pimpinan Proyek (Pimpro) yang berperan sebagai PPK. Setelah berjalan dua tahun yakni di 2005 dan 2006, numenkelatur Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) kembali per unit kerja eselon 2 yakni terjadi pada tahun 2013.
Selama lima tahun (2007 – 2012) terskema kan pembagian pekerjaan rutin kedalam jenis barang/jasa yakni fisik, non fisik, dan penunjang. Selain pembedaaan jenis pekerjaan rutin, terdapat pula numenkelatur sebagaimana program prioritas seperti sarana konversi energi, infrastruktur gas bumi untuk transportasi, Penambatan FSO Ardjuna Sakti, dan Pembangunan Jaringan Gas Bumi untuk Rumah Tangga.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mulai bekerja saat terbitnya Surat Penunjukan penyedia barang yang diawali dari proses pelelangan. Tersebutlah panitia pengadaan atau panitia lelang. Pada tahun 2005 – 2007 peran panitia lelang berlaku untuk seluruh paket pekerjaan lelang di satuan kerja.
Kemudian penyebutan panitia lelang pun disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang salah satunya disebut panitia lelang non fisik. Panitia lelang ini bertugas menyeleksi penyedia barang dan jasa terbatas pada jenis konsultan. Kemudian sejak tahun 2011, penentuan numenkelatur panitia lelang sesuai unit kerja tingkat eselon dua. Contohnya panitia lelang Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas atau Panitia Lelang DME
Saat ini panitia lelang terganti dengan penyebutan “Pokja” atau kelompok kerja. Beberapa orang staf mendapat penugasan untuk melaksanakan proses pelelangan umum sesuai metode seleksi dan berdasarkan keberadaan paket pada unit kerja.
Baik PPK maupun Pokja, ditetapkan melalui surat Keputusan bertanda tangan Kuasa Pengguna Anggaran atau KPA. Terekam pula sebelumnya sampai dengan tahun 2013, penetapan seseorang menjadi PPK dan Pokja melalui Keputusan atas nama menteri tanda tangan Sekretaris Jenderal.
Perkembangan Selanjutnya, agenda pengadaan barang dan jasa pada unit organisasi dikembalikan ke tingkat kesekjenan yakni oleh Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ). Unit ini semula berembrio dari Unit Layanan Pengadaan (ULP). ULP disertai perangkat seperti Sekretariat dan anggota untuk mendrive pelaksanaan pengadaan di setiap unit organisasi. ULP berada di setiap Satker dalam satu Kementerian.
Akhirnya, penyelaman organisasi pengelolaan anggaran menjadi penentu dari pelaksanaan prinsip kearsipan. Fungsi organisasi anggaran bisa jadi melekat pada fungsi organisasi. Namun tidak serta merta, numenkelatur organisasi akan membagi habis unit informasi. Artinya perlu diperhatikan numenkelatur jabatan serta kedudukan jabatan pada organisasi pengelolaan anggaran.
Dahulu, seorang eselon 1 (pimpinan tinggi madya) sekaligus sebagai Kuasa Pengguna Anggaran/KPA. Seorang direktur sekaligus diangkat sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Pejabat administrator atau pengawas ditugaskan sebagai ketua Pokja.
Kini, perkembangan organisasi pengelolaan anggaran telah berkembang. Bahkan jabatan PPK pun dapat dilaksanakan oleh seorang staf dengan kualifikasi pendidikan S1 dan keahlian pengadaan. KPA pun dilimpahkan dua tingkat, ke Pimpinan Tinggi Pratama.
Paling akhir, setiap rekaman kegiatan harus dilihat sesuai instansi pencipta. Meski urusan pengadaan bisa jadi bersifat umum, namun tetap berpegang pada organisasi pengelola anggaran yang telah ditetapkan instansi masing masing. Semoga bermanfaat.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/11/20/arsip-pengadaan-barang-dan-jasa/?preview=true
Nurul Muhamad 