Arsip Kerjasama Migas

Rabu, 25 November 2020. Tumpukan pilahan arsip seri kerjasama, terlihat sangat berlebih. Prasarat lintas unit organisasi bahkan lintas kementerian sebagai pembentuk nilai memori kolektif organisasi, membuatku penuh kecurigaan. Bahwa seri arsip kerjasama penuh dengan back up administrasi yang bersifat kopian bahkan pertinggal semata.

Kedudukan back up administrasi atau pertinggal bahkan sekedar tembusan ini yang menjadi senjata dalam menyeleksi nilai arsip. Kedudukan tiap file yang memperkuat nalarku dalam aktivitas seleksi atawa pemilahan arsip.

Pada tumpukan itu, arsip Kerjasama akan aku proses pemilahan lanjutan. Apa itu pemilahan lanjutan? Bisa juga disebut proses seleksi arsip. Ialah pemilahan dimana sebelumnya arsip telah dibersihkan dari bahan non arsip dan terkelompok sesuai kegiatan substantif dan fasilitatif. 

Tulisan ini bukan sekedar susunan kata dalam paragraf tanpa pemikiran. Tulisan ini menjadi refleksi diri tatkala secara penuh menenggelamkan pada aktivitas penyeleksian kertas usang (pemilahan arsip) sampai pemaknaan tarikat (jalan hidup) di birokrasi. Bahkan tak jarang mendapat lemparan kalimat dari teman sekantor “kemana saja, kok tidak pernah kelihatan, kirain Mutasi ke Pemda?” 

Kembali ke topik, bahwa pemisahan bahan non arsip yang melekat pada berkas negara atau pada tiap unit informasi dilandaskan pada rekaman kegiatan substantif dan fasilitatif. Yang paling kerasa tebal ialah kedudukan item atau file sebagai data dukung pelengkap berkas. Atau yang njlimet saat memastikan tingkat perkembangan “fotokopi” yang berlebih harus dipisahkan dari tiap berkas 

Sifat rekaman kegiatan fasilitatif yang melekat pada unit kerja substantif, menjadi incaran dalam keseharianku. Adrenalin sebagai petugas arsip terus meningkat pada tiap harinya. Bukan karena semangat untuk membuang arsip, namun mempertahankan dan menjaga kualitas arsip simpan. 

Kondisi ruang arsip di bulan ke sebelas tahun 2020, beban arsip masih padat di ruang arsip Ditjen Migas. Setidaknya menjaga tetap bertahan pada angka 8.600 boks memerlukan penyelesaian secara ketat. Kapasitas yang hanya 3.400 itu masih aku manfaatkan sebagai ruang olah pada separo ruangan. Selebihnya berada di angka 5.200 itu pun di ruang penyimpanan sistem sewa.

Arsip seri kerjasama telah membalikkan nalarku yang melebihi dari peran unit substansi. Menurutku, Arsip Kerjasama Migas berbasis pada kegiatan substansi yakni subdit kerjasama, Direktorat pembinaan program Migas. 

Secara fungsi organisasi, bisa jadi terdapat kesamaan pada fungsi fasilitatif kesekjenan yani pada Biro kerjasama. Memoriku pun tertarik ke belakang kala teringat hasil diskusi bilateral perwakilan pemilik bisnis proses dan perwakilan pembina Kearsipan KESDM. Diskusi yang kuingat adalah menyepakati peleburan unit informasi substantif (wujud rekaman kegiatan pada subdit kerjasama, pada Direktorat pembinaan program migas) kepada seri arsip Kerjasama yang juga diperankan oleh salah satu Biro pada unit Sekretariat Jenderal (seri arsip fasilitatif)

Meski pada akhirnya kembali muncul seri arsip kerjasama Migas setelah ditetapkan klasifikasi arsip oleh Keputusan Menteri ESDM tahun 2020. Kode MG.03 mewakili arsip Kerjasama Migas. Diskusi final antara unit Biro Umum selaku pembina Kearsipan Kementerian dengan perwakilan Biro Hukum lah yang kucurigai. Tapi bagus lah…