Potret pemeriksaan operasional periodik oleh tim auditor di tahun 2020 telah berlalu. Empat hal yang menjadi saran, kami terima sebagai auditi. Sekretaris Direktorat Jenderal memerintahkan Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Direktorat Jenderal selaku Unit Kearsipan II melaksanakan:
- penataan kembali arsip inaktif yang mempunyai nilai guna permanen
- dilakukan koordinasi dan pemindahan ke tingkat unit kearsipan I,
- meningkatkan fasilitas penyimpanan arsip yang memadai ataupun
- melakukan alih media kearsipan
Arsiparis yang mewakili sub bagian tata usaha memberikan tanggapan auditi. Yang pertama selaku unit kearsipan 2, Sekretariat Direktorat Jenderal Migas akan melayangkan surat permohonan pemindahan arsip ke Kepala Biro Umum KESDM sebagaimana saran dalam notisi audit poin kedua. Fisik arsip yang akan dipindahkan dari ruang arsip penguasaan Ditjen Migas ke Pusat Arsip Kementerian ESDM dibawah kewenangan Sekretariat Jenderal KESDM.
Sedangkan saran apada nomor tiga akan dilakukan dengan mengusulkan kepada pengelola barang milik negara agar memasukkan kebutuhan roll opeck kedalam Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara.
Selanjut, penataan arsip bukan hanya arsip yang bernilai permanen. Penataan arsip menjadi inisiasi dalam perawatan arsip, sedangkan penyelamatan nilai arsip permanen terdapat dalam kerangka penyusutan. Satu diantara kegiatan penyusutan tersebut ialah pemindahan arsip dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I.
Terakhir, alihmedia arsip merupakan wujud kecepatan akses dan pemeliharaan fisik arsip agar tidak kebanyakan dipegang oleh tangan manusia. Tatkala media arsip seperti kertas yang rentan kerusakan dapat tergantikan oleh file pdf maka terpelihara lah fisik arsip. Namun yang perlu diperhatikan ialah, hasil alihmedia tidak menggantikan arsip asli. Sebagaimana definisi arsip pada perundangan bahwa media arsip dan isi informasi/rekaman saat tercipta menjadi satu kesatuan yang menjaga otentitas dan kepercayaan arsip.
Arsip tanda tangan basah akan tetap abadi dengan antara tinta dan kertas ya. Pdf bukan pengganti kertas dan tinta sebagai sarana mencipta arsip. Tatkala tanda tangan dalam wujud elektronik, dan tanpa adanya kertas dan tinta maka disitulah terjadi transformasi digital buka alihmedia.
Akhirnya, dari meeting room lantai 8 Hotel Horison, Bekasi, Rabu 2 Desember 2020, untaian kata ini sebagai dokumentasi rapat luar kantor.
Nurul Muhamad 