Surat Kuasa, Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan, dengan rentang kendali baik vertikal maupun horizontal.
Definisi surat bentuk khusus tersebut diatas, dinukil dari Peraturan Menteri ESDM No 02 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM. Munculnya diskusi terkait bentuk dan jenis naskah dinas, satu diantaranya kebutuhan kepastian dalam penomoran. Misalnya pada hari Senin 7 Desember pada WAG arsiparis KESDM.
“Assalamu’alaikum, Bapak/ibu mau bertanya, Kalau kuasa hukum bisa menggunakan nomor surat keluar kah? Misal DJB memberikan kuasa, lalu kuasa hukum tsb menggunakan nomor DJB” tulis arsiparis pada Direktorat Jenderal Mineral Batubara.
Arsiparis Biro Sumber Daya amanuska KESDM yang memiliki kedekatan urusan kepegawaian menjawab “Wa’alaikum salam warahmatullahi wabarakatuh.. sepengetahuan saya tidak boleh mba, berkaitan dengan kewenangan penandatanganan di Permen 2/2020.”
Pun terkait dengan Hak Subsitusi yang tertulis pada tubuh surat kuasa. Arsiparis pada Direktorat Jenderal EBTKE pun mengiyakan bahwa Hak mengganti pemberi kuasa dalam hal tertentu, contohnya seorang Kuasa Hukum yang diberi kuasa untuk mewakili si pemberi kuasa menguasakan kembali pada stafnya hadir di pengadilan, tak terkait dengan pengadministrasian surat kuasa.
Akhirnya, diskusi surat kuasa memberikan pencerahan terkait penomoran naskah dinas sebagai pelaksanaan urusan yang telah dikuasakan yang seyogyanya dilakukan oleh si penerima kuasa.
Pun terkait hak subsitusi, registrasi/penomoran surat kuasa hanya pada kesempatan pertama oleh pemberi kuasa, selanjutnya dalam hal pelaksanaan urusan yang telah dikuasakan, seluruh naskah dinas diberikan nomor oleh si penerima kuasa.
Nurul Muhamad 