Tahapan penataan berkas inaktif yang selama ini dilakukan oleh unit kearsipan Ditjen Migas yakni:
- Mensortir bahan arsip dan non arsip
- Pengelompokan arsip berdasar kronologis, unit Pencipta dan masalah/isi arsip
- Mengikat arsip dengan kertas atau folder
- Deskrepsi dan input data arsip ke dalam komputer (aplikasi arsip digital)
- Memasukkan ke dalam boks arsip
- Penomoran boks
- Menyusun dalam rak atau lemari arsip
Penataan berkas inaktif lanjutan terdiri dari tahapan
- Rekon data arsip dari aplikasi
- Olah data
- Penomoran definifif
- Pengurutan dan perapian berkas hasil manuver
- Memasukkan arsip ke dalam boks
- Penomoran boks arsip
- Editing data arsip pada aplikasi arsip digital
- Penyusunan daftar arsip sesuai nama unit kerja dalam bentuk excel
Penentuan metodologi penataan arsip dengan dua level yang terdiri dari penataan pertama dan lanjutan tersebut dilatarbelakangi karena harus menunggu pemindahan berkas inaktif dari central file (unit pengolah) yang biasa terjadi pada tiap tahunnya.
Nurul Muhamad 