Pada arsip bukti kerja JFT terselip rekaman kegiatan organisasi. Bahkan bisa jadi lebih lengkap dari berkas yang ditempatkan pada central file (ruang arsip unit kerja). Hal ini kudapati di hari Selasa, 26 Januari 2021, saat memilah Berkas Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) JFT Inspektur Migas.
Lengkap, rekaman kegiatan pemeriksaan dan pengawasan keteknikan pada industri Migas melalui penerbitan sertifikat atau lisensi bertanda tangan Direktur DMT pada bukti kerja seorang Inspektur Migas. Tentu menjadi perhatian dari si pejabat fungsional (IM) yang melaksanakan kegiatan. Terlebih rangkaian sejak dimulainya surat permintaan, arahan, surat tugas, berita acara, laporan, foto dokumentasi melekat dalam satu berkas yang meyakinkan.
Fakta tersebut akan sangat lain jika dibanding dengan rekaman kegiatan yang terdapat pada central file. Sepengamatanky selaku petugas teknis kearsipan, berkas inspeksi pada central file masih kalah lengkap dengan berkas yang kujumpai pada DUPAK seoarang IM.
Akhirnya, kearsipan pun mendapat gambaran bahwa perkembangan Birokrasi ke arah transformasi Jabatan perlu diikuti dengan penyesuaian teknis pengarsipan. Justru dengan mendekatkan pada jabatan fungsional, kearsipan akan memperoleh rekaman kegiatan yang lebih lengkap.
Tentu bukan untuk menafikan pendekatan pengelolaan central file. Di satu sisi, rekaman kegiatan seyogyanya tertangkap pada ruang central file. Sisi yang lain, nyatanya bukti kerja para JFT ( Inspektur Migas) lebih memberi gambaran bahwa rekaman kegiatan organisasi yang lebih rigit per transaksi kegiatan tertangkap pada berkas DUPAK jabatan fungsional.
Nurul Muhamad 