Potensi tergilas kapasitas simpan Records Center tiap pergantian Tahun Anggaran dan pengelola anggaran. Rekaman kegiatan sesuai tugas PNS dalam melaksanakan penugasan pimpinan sebagai pengelolaan anggaran, berpotensi pada pemindahan arsip.
Kamis, 28 Januari 2021, penulis mendapatkan konfirmasi pemindahan arsip dari seorang staf PNS yang tidak lagi menjabat sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Sampai disini, otaku pun terantuk pada satu pertanyaan “bagaimana kedudukan pemindahan arsip oleh staf PNS yang telah selesai dalam penugasan sebagai PPK terhadap arsip hasil pelaksanaan anggaran ke Unit Kearsipan?”
Untuk menjawab hal tersebut, kita harus mendudukan fungsi unit kearsipan. Selain itu, tentu harus merefer organisasi pelaksana anggaran di dalam unit organisasi. Dalam pembahasan kali ini, penulis bertindak selaku petugas di dalam unit kearsipan (arsiparis).
Baiklah, kita bahas y… Yang pertama terkait kedudukan PPK yang membantu Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dalam pelaksanaan belanja pada instansi pemerintahan. Tentu selepas selesai pelaksanaan penugasan, tertulis laporan kepada KPA. Tatkala hasil pekerjaan berupa arsip negara, selayaknya untuk ikut dilaporkan. Misalnya laporan Pembangunan Jaringan Gas Bumi untuk Rumah Tangga. Selain pekerjaan fisik di lapangan, terekam informasi kegiatan administrasi dalam wujud laporan dan media lain seperti CD.
Tatkala dokumen sebagai hasil kegiatan menjadi aset negara, maka mendasarkan berita acara pinjam barang, keberadaan arsip selayaknya berada di Direktorat sebagai penanggungjawab kegiatan. Contohnya untuk arsip pembangunan jaringan gas bumi untuk rumah tangga harus berada di Direktorat Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas (DMI).
Yang kedua ialah kedudukan unit kearsipan yang menerima pemindahan arsip. Sebagai pengantar pemindahan arsip, praktik yang umum didahului dengan melayangkan komunikasi kedinasan(naskah dinas). Kedudukan unit kearsipan berada di bawah manajemen Sekretariat Direktorat Jenderal Cq. Bagian Umum. Maka, sudah selayaknya naskah dinas ditujukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal.
Yang perlu diperhatikan ialah, status Retensi dari suatu arsip. Tatkala masih dipergunakan oleh Direktorat yang menjadi penannggungjawab kegiatan maka pemindahan arsip memerlukan konfirmasi berupa naskah dinas dari Direktorat yang menaungi PPK terkait.
Shortcut nya, seyogyanya proses administrasi pemindahan arsip dari seorang mantan PPK memerlukan konsep nota dinas KPA yang ditujukan ke Sekretariat Direktorat Jenderal Migas. Namun, dalam kondisi arsip masih dipergunakan oleh unit kerja /Direktorat yang menjadi penanggung jawab kegiatan maka memerlukan nota dinas bertanda Direktur. Contohnya nota dinas pemindahan arsip dari Direktur DMI kepada Sesditjen Migas.
Akhirnya, perhatian atas kapasitas simpan Records Center bukan semata kepentingan unit kearsipan dan arsiparis. Seolah sepele, arsip yang dihasilkan dari para pengelola anggaran. Namun dibalik itu, nilai keuangan, nilai hukum, nilai pertanggungjawaban anggaran negara yang terekam pada arsip perlu mendapatkan perhatian bersama.
Nurul Muhamad 