Daftar Arsip Tematik berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip perlu disusun demi melaksananakan rekomendasi ANRI kepada Kementerian ESDM. Satu diantara rekomendasi atas tindak lanjut pengawasan kearsipan eksternal tahun 2020 tersebut, menjadi PR bagi para arsiparis.
Lepas kopi darat antar sub koordinator urusan kearsipan bersama arsiparis di Ruang Rapat Records Center Kementerian ESDM pada Kamis dan jumat 4-5 Januari 2021, perhatian atas penyusunan daftar arsip Tematik tersebut menjadi prioritas.
Nilai sangat memuaskan yang berhasil digondol oleh unit kearsipan Kementerian ESDM menohok keberadaan daftar tersebut. Nah, bagaimana memulai penyusunan daftar tersebut?
Melalui aplikasi naskah dinas elektronik, penyusunan daftar arsip Tematik berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis dengan mudah dilaksanakan. Namun demikian, perlu pengaturan aplikasi sehingga dapat menampilkan data surat sebagaimana kriteria yang dihasilkan.
Aplikasi persuratan elektronik Kementerian ESDM telah menerapkan prinsip Kearsipan. Prinsip tersebut diterjemahkan melalui proses bisnis registrasi naskah dinas (masuk dan keluar) dengan penentuan kode klasifikasi.
Klasifikasi yang diinput setiap pengguna aplikasi merupakan terjemahan dari tema tema yang menjadi entitas Kementerian ESDM. Sebagai contoh tema : Migas_Hulu_Eksplorasi. Tatkala terdapat pengaturan tampilan data surat berdasar klasifikasi, maka telah tersusun daftar arsip secara tematik.
Kemudian yang menjadi PR ialah penambahan proses bisnis registrasi naskah dinas dengan menentukan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis pada setiap data yang akan diinput oleh pengguna aplikasi nadin.
Akhirnya, rekomendasi ANRI kepada Kementerian ESDM, dapat terlaksana dengan pengelolaan aplikasi naskah dinas elektronik. Kolaborasi antara Pranata komputer yang mendapatkan penugasan tata kelola naskah dinas elektronik dan arsiparis menjadi mutlak untuk dilakukan.
Senada dengan penyampaian penulis dalam acara PKPKT dan Sinkronisasi Program Kearsipan TA 2021 Kementerian ESDM. Bahwa, aplikasi naskah dinas elektronik yang saat ini dipergunakan oleh seluruh pegawai dan seluruh unit organisasi termasuk SKK Migas dan BPH Migas merupakan terjemahan konsepsi central file zaman now.
Memang perlu merubah paradigma berpikir kearsipan konvensional (kertas) ke paradigma berpikir arsip elektronik. Munculnya pertanyaan terkait cara pemberkasan arsip yang tertangkap melalui aplikasi nadin, menjadi trigger untuk memaknai setiap proses bisnis persuratan.
Misalnya, Proses bisnis registrasi surat melalui penentuan klasifikasi dan SKKAD merupakan penerapan elektronik filling system. Klasifikasi menjadi dasar penyimpanan arsip artinya nama berkas tercermin di dalam klasifikasi tingkat tersier. Sedangkan isi berkas merupakan item file baik surat masuk maupun surat keluar. Semoga berguna
Nurul Muhamad 