Tatkala proses bisnis komunikasi internal suatu Kementerian telah memenuhi persyaratan kearsipan, maka perpindahan sarana persuratan dari konvensional ke elektronik secara otomatis berkonsepsi central file.
Aku menyebut big giant central file. Central file pun menjelma sebagai ruang digital. Lalu lintas komunikasi kedinasan tertangkap pada central file tersebut. Bukan mengada ada, ribuan pengguna aplikasi persuratan yang notabene sebagai PNS di Kementerian ESDM.
Dalam pelaksanaan tugas fungsi nya, Surat diterima dan dibuat serta terdistribusi melalui sarana elektronik, yang diberikan nama NADINE. Secara database, rekam jejak baik historis sampai dengan jumlah kopi naskah dinas telah terdeteksi.
Arahan pimpinan yang biasa di disebut dengan disposisi, telah tersimpan di dalam server. Betapa banyaknya arahan pimpinan sejak Menteri, Pejabat eselon satu, eselon dua dan terus sampai kepada atasan langsung.
Pun log disposisi yang kemudian diterjemahkankan pada fitur jurnal disposisi, dapat meriwayat alur surat. Informasi kapan diterima, didistribusikan, oleh siapa dan apa info arahan pimpinan, telah lengkap tersaji di aplikasi persuratan elektronik Kementerian ESDM.
Akhirnya, unit kearsipan satu yang menjadi pemilik bisnis proses persuratan dapat mengatur daftar arsip aktif. Baik daftar secara tematik yang didasarkan pada klasifikasi masalah, maupun secara Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Tentu perlu pengaturan aplikasi lebih lanjut.
Nurul Muhamad 