Kearsipan sangat diuntungkan dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) secara total. Satu wujud keuntungan tersebut dapat ditinjau dari peran sebagai pengawas (pemilik bisnis proses persuratan) yang terimplementasi dalam manajemen pengguna aplikasi persuratan elektronik.
Tugas user atau pengguna yang disebut dengan pengawas adalah melakukan verifikasi (penelitian) atas surat masuk sebelum didistribusikan kepada pejabat penerima (sesuai tujuan surat). Dari peran ini, maka arsip surat masuk bakal lebih mudah dikendalikan (mail handling) dan juga dalam penelusuran kembali.
Dengan begitu, aku sebagai arsiparis yang mendapatkan tugas dalam memberikan dukungan pelaksanaan tugas sub koordinator urusan persuratan merasa dimudahkan dalam memberikan layanan penelusuran arsip surat.
Pun saat hari libur Nasional yang bertepatan dengan IMLEK, permintaan dokter Dhani (petugas kesehatan Klinik Ditjen Migas) dapat kupenuhi bahkan tanpa harus berlama lama atau terbatas di hari kerja saja.
[12/2 12.17] +62 816-1422-383: Selamat siang Pak Nurul, Saya dokter Dhani, klinik Ditjen Migas. Saya mau tanya. Ini ada surat dari Setjen tertanggal September 2020. Kalau saya mau fotocopi atau scan suratnya, ada di arsip ya Pak ?
Sistem online baru ada di awal tahun 2017, itu pun masih bersifat Sistem Informasi yang perlu diupload untuk mendapatkan koleksi arsip surat. Kemudian sejak Februari 2020, berkembang dengan integrasi se Kementerian ESDM secara full elektronik. Artinya naskah dinas telah terupload secara otomatis bersamaan dengan pengabsyahan secara Tanda tangan Elektronik.
Meski surat belum bertanda tangan konvensional (Non elektronik) pun secara sistem telah mengharuskan para pengguna untuk mengunggah file pdf. Dengan demikian tugas arsiparis dalam memberikan layanan arsip, cukup dimudahkan.
Nurul Muhamad 