Gambar diatas menjadi kenangan tiga tahun yang lalu saat proses bisnis (probis) persuratan secara konvensional. Surat Edaran bertanda tangan Direktur Jenderal Migas tersebut dilatarbelakangi dari indikasi penyalahgunaan informasi rencana kebijakan yang terekam pada naskah dinas.
Probis penyusunan naskah dinas yang masih manual ditandai dengan pembubuhan paraf dan tanda tangan basah/tinta sebagai pengabsyahan. Probis registrasi naskah dilaksanakan dengan pemanfaatan TIK (penomoran).
Pengendalian kebocoran informasi ditinjau dari probis pembuatan salinan, pencantuman alamat tembusan sampai dengan penggandaan naskah yang diawasi oleh unit pengkonsep surat. Sedangkan probis distribusi naskah dilaksanakan setelah dibungkus dengan amplop.
Probis persuratan tersebut telah ditinggalkan seiring dengan penerapan persuratan elektronik. Nah, bagaimana cara pengendalian kebocoran atau penyalahgunaan informasi pada Naskah Dinas saat ini?
Jawabannya adalah dengan penerapan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (SKKA) yang terimplementasi pada aplikasi persuratan. Sejak adanya penetapan Menteri ESDM bulan September 2020, setiap kelompok informasi (diterjemahkan dengan klasifikasi) memiliki akses sesuai tingkatannya. Tingkatan akses tersebut ialah Rahasia, Terbatas dan Biasa/Terbuka.
Terhitung mulai Januari 2021,SKKA telah ditetapkan pada aplikasi naskah dinas elektronik Kementerian ESDM. Akhirnya, sudah selayaknya probis persuratan Kementerian ESDM terus berkembang maju sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi informasi.
Dari metode konvensional ke elektronik dengan penentuan tingkat konfidensial (tingkatan aksesibilitas) sejak mulai dikonsep oleh para ASN. Begitu juga nanti tingkat keterbacaan dokumen elektronik sesuai dengan kondisi /prasyarat aksesibilitasnya.
Nurul Muhamad 