Memaknai penataan dan penyimpanan arsip, bukan sekedar “mudah diketemukan kembali”. Bukan pula sekedar tercetak daftar arsip. Jadi apa maknanya?
Penataan memang identik mengentri /memasukkan data ke dalam aplikasi pengolah data atau aplikasi database penyimpanan arsip. So, makna apa yang dapat kita gali dari kerja penataan dan penyimpanan arsip??
Apa bisa dimaknai dengan “mendokumentasikan dan menarasikan informasi yang terekam?” apakah kegiatan penataan dan penyimpanan arsip harus diikuti menuliskan kata kata dalam bentuk cerita? Misalnya membuat paragraf berisi narasi?
Saya sebut narasi, karena tiap aktivitas penataan dan penyimpanan arsip memungkinkan pemberkasan. Tentu dasar atawa alasan pemberkasan dapat berupa kesamaan kegiatan, kesamaan isi, dan kesamaan struktur naskah. Bukankah pemberkasan menguak proses bisnis suatu kegiatan.
Terlebih saat melepas arsip dari bundel dan beralih ke bundel berikutnya. Cerita yang terpendam pun segera tergambar nyata. Apa saja kegiatan, apa saja isi informasi , dan apa saja struktur atawa bentuk naskahnya. Penataan dan penyimpanan arsip seolah menyodorkan film cerita yang bisu.
Cerita mengenai proses bisnis administrasi dari keterhubungan antara item item naskah yang terdapat di dalam berkas. Pun nama tokoh penandatangan naskah atau pejabat pencipta arsip nya. Tatkala berkas merupakan sekumpulan item naskah yang diciptakan dalam kontek organisasi negara, begitu nyata gambaran perkembangan dasar hukum dan situasi birokrasi kepemerintahan.
Penginputan data sebagai cara dalam menata arsip menjaring segala jenis informasi baik itu dasar hukum pelaksanaan kegiatan sampai proses bisnis suatu kegiatan sampai bentuk dan format naskah dinas.
Akhirnya, memaknai kerja penataan arsip, kita medapatkan cerita dan narasi bisu yang perlu kita Suara kan kembali ketimbang hanya berupa daftar arsip saja. Baca juga http://nurulmuhamad.blogspot.com/2012/12/memaknai-kerja-penataan-arsip-1.html?m=0
Nurul Muhamad 