Perlunya follow up meeting dari tiap laporan pihak Building Management atawa BM. Nyatanya kehadiran BM tak menggeser atau bahkan menghilangkan peran Aparatur Sipil Negara. Gambaran itu aku dapeti lepas nimbrung pada forum rutin ajakan Sub Koordinator Rumah Tangga dnn Perlengkapan di Gedung Ibnu Sutowo.
Misalnya saja potret pemeliharaan lift dari vendor yang masih proses kontrak. BM hanya sebatas memonitor sampai melakukan aproval kegiatan pengecekan rutin oleh vendor prinsipal. Penggantian suku cadang dalam rangka pemeliharaan lift, menjadi area follow up meeting oleh para ASN yang mengurus BMN dan kerumahtanggaan.
Kemudian Pengisian laporan Work Order oleh BM, memerlukan Call Center yang juga dapat ditangani oleh ASN. Work Order ialah bentuk service dari BM yang menangani keluhan terkait pengelolaan gedung perkantoran. Pada perkembangannya, call center atau nomor telepon ekstensi yang disediakan kepada seluruh penghuni gedung dapat berwujud pemanfaatan teknologi informasi atau aplikasi.
Akhirnya, tulisan ini menjadi catatanku bahwa kehadiran Building Management dalam pengelolaan gedung Ibnu Sutowo, menjadi pengayaan cara pandang dan cara kerja para ASN yang selama ini ditugaskan dalam pengelolaan Gedung.
Aspek Engginering, Housekeeping, Keselamatan Kerja yang aku dengarkan di separo laporan BM pada hari rabu, 17 Maret 2021 adalah tambahan informasi berguna. Meski tugas utamaku selaku arsiparis ialah pengelola arsip negara, namun pengelolaan gedung dapat didudukkan sebagai simpul dari terwujudnya kearsipan yang berkelanjutan.
Karena tanpa Gedung, mustahil arsip negara yang masih berwujud konvensional (kertas) dapat terpelihara menjadi Warisan bangsa Indonesia.
Nurul Muhamad 