Kelengkapan Berkas

“Siang mas, Mohon izin, minta lampiran pendukung dokumen ini mas, antara lain temuan pemeriksaan Itjen KESDM, Akte pendirian perusahaan, identitas pengurus, kontrak/adendum dan surat penagihan” pena Uswatun Khasanah, 18 Maret 2021 melalui gawai. 

Lampiran pendukung yang disebut pada nota dinas itu kembali dibutuhkan. Layanan penelusuran yang telah terlaksana via daring pada 10 Maret 2021, hanya menyajikan file utama yakni pdf nota dinas. 

Meskipun Saudari Uswatun Khasanah telah menerima layanan penelusuran arsip nota dinas bernomor  541/DMO/2017 tentang TLHP Itjen KESDM, proses pelimpahan pengurusan piutang kepada KPKNL dari Direktur ke Sekretaris Direktorat Jenderal, namun nyatanya masih memerlukan kelengkapan pendukungnya. 

Gambaran diatas mengantarkan tulisan ringkas ini pada suatu analisis kearsipan yakni:

1. Potensi retensi (umur simpan) arsip tidak dapat diukur hanya dari tahun arsip. Nyatanya, rekaman kegiatan berkurun waktu pada enam tahun yang lalu itu (tahun 2015), belum melampaui retensi simpan. Artinya masih bernilai primer (nilai administrasi dan keuangan) yang belum selesai.
2. Perlu pengecekan daftar arsip simpan pada unit kearsipan Ditjen Migas, pada urusan tindak lanjut pemeriksaan Inspektorat Jenderal. Nyatanya, arsip perlu diklasifikasi sesuai urusan fasilitatif keuangan (arsip yang berasal dari Direktorat /unit pengolah perlu dikembalikan pada urusan keuangan). 
3. Apakah kelengkapan berkas yang menjadi lampiran nota dinas Direktur memang diarsipkan dengan baik di masa aktif oleh Direktorat (unit pengkonsep). Nyatanya nota dinas tahun 2015 tersebut hanya mampu ditemukan pada aplikasi sistem informasi persuratan dinas Ditjen Migas. 

Gambaran dan analis kearsipan diatas perlu dikemukakan pula kondisi perkantoran di tahun 2014 – 2018 dimana terdapat program penataan ruang kerja pada Gedung Ibnu Sutowo. Nyatanya, kegiatan renovasi menjadi ancaman untuk keutuhan arsip baik sisi penyimpanan pada unit pengolah dan unit kearsipan.

Renovasi memaksa para pegawai menempati ruang kerja sementara. Tentu dengan sifat sementara, sangat berdampak pada keberadaan arsip. Pun pada penempatan kembali ruang kerja hasil renovasi, mendatangkan ancaman keberadaan dan keutuhan rekaman kegiatan /arsip yang pending (masih belum selesai). 

Akhirnya, kearsipan pun hanya mampu merekomendasikan beberapa hal agar permasalahan penelusuran arsip dan keutuhan arsip dapat terjaga dengan baik. 

1. Penelusuran arsip oleh unit pengolah /Direktorat dapat dilakukan bukan hanya pada unit kearsipan namun juga pada unit pemilik bisnis proses(dalam hal ini unit keuangan). 
2. Penelusuran arsip oleh petugas arsip bukan hanya pada kelompok asal arsip /unit pengolah namun dapat dikembangkan pada kelompok arsip keuangan (arsip fasilitatif). 
3. Memastikan kembali filling surat atau nota dinas pada central file /ruang Sekretariat Direktorat bukan sekedar file utama namun beserta kelengkapan berkasnya. Faktanya, File surat bertanda tangan Direktur yang diserahkan ke ruang arsip/unti kearsipan tanpa dilengkapi dengan kelengkapan berkas. 

Terakhir perlu juga disampaikan hal hal di luar kendali unit pengolah/Direktorat dan unit kearsipan bahwa nyatanya perhatian atas rekaman kegiatan (Filling) sangat terdampak oleh mutasi atau alih tugas pegawai, mutasi dan promosi para pejabat administrator, dan penataan ruang kerja/renovasi serta pemahaman manajemen kearsipan. 

Kondisi yang begitu dinamis pada pergantian pegawai pada urusannya, transformasi Jabatan, reorganisasi struktur pengelola anggaran, perlu diimbangi dengan pendekatan manajemen kearsipan yang komprehensif (keterhubungan konsepsi Central file dan Records Center yang modern)