Penyiangan berkas inaktif sangat diperlukan untuk menjamin kualitas arsip simpan. Penyiangan berkas inaktif dimaksudkan untuk memisahkan bahan non arsip seperti duplikasi yang terlalu berlebihan dan bahan rujukan, serta catatan2 penyertaan lainnya.
Bahan non arsip yang berlebih, secara signifikan berdampak pada kapasitas simpan seperti almari atau rol opek dan boks arsip. Selain itu, jika berkas tidak terindentifikasi keterkaitan antar item naskah, maka berpengaruh pada waktu penelusuran/pencarian Arsip.
Nyatanya, ketepatan dalam penemuan terkait erat dari pengetahuan identitas format bukan sekedar judul berkas saja.
Dimensi kertas, meski tipis namun cukup signifikan tatkala menjadi media rekam kegiatan yang melibatkan berbagai pihak. Satu diantara kegiatan dengan keterlibatan puluhan pihak yakni kegiatan kerjasama. Hubungan internasional, regional dan bilateral menjadi domain kegiatan kerjasama pada instansi pemerintahan.
Media rekam kertas untuk kegiatan kerjasama antara lain dalam penuangan perjanjian kerjasama, HoA, Records Discussion, perjanjian Internasional, dokumentasi pertemuan sesuai level jabatan dan seterusnya.
Kegiatan instansi pemerintahan dalam hubungan internasional baik multilateral, bilateral maupun regional dinahkodai oleh Kementerian Luar Negeri. Meski demikian, rekaman kegiatan kerjasama internasional pun di landasankan pada transaksi tugas kewenangan Kementerian dan lembaga atawa sesuai urusan administrasi kepemerintahan.
Bentuk arsip yang banyak beredar ialah berita faximili sebagai format komunikasi kedinasan yang diterbitkan oleh Konsulat Jenderal, kedutaan besar negara Republik Indonesia di Luar Negeri. Perkembangan kerjasama dibungkus dalam penuangan informasi luar negeri terekam pada media kertas yang menyebar ke seluruh instansi terkait.
Akhirnya tulisan ini hanya sebagai catatan kecilku seiring tugas penataan dan penyimpanan arsip inaktif. Seri kerjasama Migas menjadi tema arsip yang menengelamku di beberapa minggu. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/04/05/manuver-berkas-inaktif-kerjasama-migas/?preview=true
Nurul Muhamad 