BERITA ACARA merupakan bukti kerja Pemindahan Arsip dari Subdit ke Bagian Umum yang melampirkan Daftar arsip Inaktif. Pun Perpindahan arsip dari Unit Kearsipan tingkat II Ditjen Migas ke Unit Kearsipan tingkat 1 Biro Umum KESDM, menghasilkan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif. Daftar harus pula ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Surprise, ditengah keasyikan memilah arsip inaktif di ruang arsip, seorang staf honor ruangan Sub Direktorat Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri menanyakan format daftar arsip pindah pada hari Selasa, 27 April 2021.
Bagiku sebagai arsiparis sangat senang, dan menjadi kejutan. Kenapa? Perubahan cahaya manajemen kearsipan akan segera kembali menyingsing. Ya…unit Kearsipan tingkat dua Ditjen Migas yang selama ini telah megobral penerimaan pemindahan arsip, bakal terhidupkan dengan mekanisme daur hidup arsip (life cycle Of Records) yang wajar.
Sudah sewajarnya, jika arsip pindah dari subdit dilengkapi dengan daftar arsip. Daftar arsip berfungsi sebagai kendali kontrol keberadaan berkas yang masih bersifat konvensional (kertas). Pun sesuai kaidah kearsipan, Pemindahan arsip dari unit pengolah (sub Direktorat) ke unit kearsipan (bagian umum) perlu nota dinas yang dilengkapi daftar arsip.
Kemudian dalam tindak lanjut pemindahan menghasilkan bukti kerja berupa Berita Acara Pemindahan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak (subdit dan bagian umum).
Mendasarkan berita acara tersebut telah terjadi perpindahan kewenangan pengelolaan arsip dari subdit dalam Direktorat sebagai unit pengolah ke unit kearsipan yang dikepalai oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Minyak dan Gas.
Nurul Muhamad 