Peran Strategis Tata Naskah Dinas

Bapak Azmi, Direktur Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI mengapresiasi terselenggaranya forum sosialisasi Peraturan Menteri ESDM No 02 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM pada 3 Mei 2021.

Tema “Peran strategis tata naskah dinas” tentu dalam konteks berjalannya roda birokrasi sebagai satu pilar utama dalam pembangunan nasional Indonesia. Terlebih dengan adanya Program Reformasi Birokrasi yang akan landing di tahun 2025 dimana sampai pada paradigma sistem kepemerintahan berbasis kinerja antara lain:

1. Penyelenggaraan pemerintahan dilaksanakan dengan berorientasi pada prinsip efektif, efisiendan ekonomis;
2. Kinerja pemerintah difokuskan pada upaya untuk mewujudkan outcomes (hasil);
3. Seluruh instansi pemerntah menerapkan manejemen kinerja berbasis elektronik;
4. Setiap pegawai memiliki kontribusi yang jelas terhadap kinerja unit kerja terkecil, satuan unit kerja di atasanya, hingga pada organisasi secara keseluruhan

Mengawali sosialisasi, dalam paparannya beliau menukil pendapat dari Presiden RI kedua “Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se￾mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada rakjat.”[Soeharto, Presiden RI 1969-1998]

Pun dalam pemantauan pengalaman empiris berjalannya kehidupan berbangsa dan bernegara serta bermasyarakat, beliau sampaikan kejadian terkait tata naskah dinas antara lain: 

1. Bocornya sprindik dan surat perintah penggeledahan salah seorang tersangka korupsi di Lingkungan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) RI;
2. Pemalsuan pembuatan surat jalan Joko Chandra di lingkungan lembaga Kepolisian RI;
3. Penyalagunaan kewenangan penandatanganan surat izin berobat seorang tahanan kasus
   ilegaloging di Lingkungan Rutan Sorong Provinsi Papua Barat;
4. Salah pengetikan jumlah denda terhadap salah satu terdakwa persidangan di lingkungan Mahkamah Agung RI;
5. Perubahan ketikan ayat terkait masalah tembakau dalam UU Kesehatan di Lingkungan Sekretariat DPR RI;
6. Salah penulisan kepanjangan lembaga KPK (Komisi Pengendalian Korupsi) bukan “Komisi Pembernatasan Korupsi” dan tulisan kepanjangan lembaga BIN (Badan Intelejen Nasional) dalam komunikasi kedinasan dan forum resmi pemerintahan;
7. Perbedaan draf UU Cipta Kerja yang beredar di publik dengan yang di DPR RI dan Sekretariat Negara RI

Akhirnya memaknai peran strategis Tata Naskah Dinas dalam sosialisasi yang digelar oleh Unit Kearsipan Kementerian ESDM ini telah memberikan pengayaan bahwa arsip negara bukan sebatas pada adanya Mandat Peraturan UU Kearsipan dan Peraturan Pemerintah terkait dengan Keabsyahan. 

Lebih dari itu, peran tata naskah dinas pun telah menembus pada area manajemen kinerja pada sistem kepemerintahan. Terlebih dengan kehadiran Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), Tata naskah dinas dituntut segera bertransformasi mengimbangi kebutuhan perubahan kondisi Birokrasi.