Alhamdulillah, Arsipnya Ketemu…

“Apa trik nya rul, sedangkan arsiparis di Biro saja tidak dapat menemukan arsip Surat Perintah?” pena Pranata Humas Muda. Aku pun menjawab dengan nada berkelakar “Karena arsiparis disana belom pernah mendapat gelar arsiparis teladan tingkat nasional” 😉😄😄

Sudah seminggu lalu, kebutuhan arsip berjenis naskah dinas arahan Menteri di kantorku. Selain penelusuran via aplikasi arsip digital yang telah aku inisiasi sebagai sistem informasi penyimpanan arsip, koordinasi ke arsiparis di Biro pun telah ku lakukan. 

“Alhamdulillah” pena analis SDM Aparatur Muda di hari Selasa 25 Mei 2021. Sejak menelpon, kebutuhan penelusuran arsip dapat dirasakannya tak harus menunggu berhari hari. 

Melalui tulisan ini aku akan sedikit berbagi tentang keberhasilan melayani penelusuran arsip. Berikut pelajaran yang aku tuangkan poin per poin :

1. Tentu saja kearsipan pun tidak bisa dilepas dari kebutuhan aplikasi sebagai sarana temu balik. Secara teori, sarana temu balik ialah keberadaan daftar arsip. Dengan pemanfaatan TIK seperti aplikasi, arsiparis dapat mengkompilasi daftar arsip yang bisa jadi telah mencapai ratusan ribu. 
2. Nyatanya Sistem Informasi Pegawai atau yang tenar dengan nama Sipeg telah menelantarkan dosir pegawai atau arsip personal pegawai. Padahal jika kita kembalikan kepada kearsipan, hampir 100% produk administrasi kepegawaian masih berbentuk konvensional atau kertas. 
3. Kemudian yang menjadi kunci keberhasilan ialah keberadaan aplikasi surat yang menangkap seluruh surat masuk ke dalam format pdf. Disini aku diuntungkan karena di tahun 2018, begitu melekat kebijakan Dirjen Migas untuk memberlakukan disposisi online kepada seluruh pejabat dan pegawai. 

Akhirnya, tema Hari Kearsipan Nasional ke 50 yakni “Mewujudkan Arsip Digital” Kearsipan bakal lebih menawan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/05/18/mewujudkan-arsip-digital/

Bahkan terakhir beridiom “ngarsip Digital itu ya… Nge Pdf in” bakal menjadi gairah arsiparis, setidaknya untuk saya.