Contigency Aplikasi Surat

Sekali dalam setahun, gangguan aplikasi surat. Terakhir di 15 Mei 2020, saat maintenance jalur data center. 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/15/kehandalan-tik-di-tengah-pandemi/

Melalui WAG, Info jam 11.10  sampai dengan 18.38 WIB di hari Senin 7 Juni 2021. Pengelola Aplikasi Surat Pusdatin: Yth. Bapak/Ibu Pegawai Kementerian ESDM Sehubungan dengan adanya gangguan pada aplikasi Nadine, kami informasikan bahwa layanan Nadine untuk sementara ini tidak dapat digunakan. Kami sedang menindaklanjuti dan memonitor perkembangannya. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan, terima kasih. Kapusdatin ESDM,🙏🏻

Seperti tahun lalu, penyelesaian kendala aplikasi surat pun telah memangkas satu hari kerja. Hal tersebut tentu memiliki perbedaan sudut pandang. Pun yang terekam melalui grup para petugas persuratan. 

Jika dikelompokkan, terdapat tiga hal yang mengerucut pada tindakan kontigency yakni

1. Metode konvensional (karena memang output surat ke luar masih bertandatangan basah). 7/6 19.26] pengelola Persuratan tingkat Menteri:”….di TU Menteri, misal hari ini nadine error bisa lihat dulu dari daftar arsip yg di buat manual oleh staf, atau bisa di lihat dari arsip fisik (ttd basah) yg kmrn di nomorin”
2. Back up konvensional : 7/6 19.55] pengawas TU Kementerian: “Bapak/ibu, rekan2, sebagaimana sering kami sampaikan, bahwa seyogyanya apa yg telah ditandatangani oleh pimpinan, sekretariat tetap menyimpan berkasnya dlm oudner, meskipun ditandatangani secara elektronik. Sehingga jika terjadi kendala sistem, penomoran tetap berjalan meskipun manual terlebih dahulu”
3. Menunggu aplikasi surat selesai diperbaiki. Pada kondisi ini lebih bernalar. Terlebih bagi unit organisasi yang memiliki kepercayaan tinggi atas keberadaan SPBE. Hal ini memerlukan disclaimer atau pernyataan resmi dari Otoritas pemilik bisnis proses. 7/6 18.43] pengawas TU Menteri: “Baiknya ada rilis resmi dr Pusdatin terkait gangguan ini, apa akan ada estimasi waktu perbaikan sampai kapan,  kemudian apa akan ada pengaruh terhadap proses yg sempat dijalankan hari ini, rilis formal saat problem selesai (trouble ticket) sehingga menjadi acuan bagi pelaksana ataupun pimpinan bahwa memang ada masalah Nadine pada rentang waktu saat ini sehingga mempengaruhi proses waktu penyelesaian persuratan,…..menyiapkan mekanisme penanganan sementara proses persuratan apabila terjadi kendala Nadine, dengan estimasi waktu perbaikan yg terukur (misal, kalau 1 jam harus bagaimana, lebih dr 3 jam bagaimana)..”

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi dokumentasi dalam penyiapan umpan balik dalam menjaga kehandakan TIK untuk urusan persuratan. Tentu memerlukan kendali dari manajemen sebagai pemilik bisnis proses. Pada otoritas berwenang, terdapat bentuk Contigency sebagai inisiasi mempertahankan tingkat kepercayaan SPBE.