“Assalamualaikum, Rul, apakah kita sudah ada/menyusun pedoman/ juknis kearsipan?” Pena masuk ke gawai pada 10 Juni jam 09.17 WIB dari koordinator Umum Kepegawaian dan Organisasi di kantorku. Tak berapa lama, bunyi nada panggilan 📞📱HP ku membawa ke diskusi sekitar 10 menit.
Diskusi kecil selama kurang lebih 600 detik via panggilan WA, telah mengusik kembali kegelisahan kearsipan. Poin per per poin ku tertancam di memori, hingga tuangkan dalam tulisan ini.
Apa itu???Mungkin ada rencana penambahan arsiparis tingkat keahlian untuk mendukung pencapaian kinerja kearsipan di Migas. Tentu terkait dengan peristiwa di tanggal 9 Juni 2021, dimana Kementerian ESDM berhasil menggondol Juara 3 dalam pengawasan kearsipan oleh ANRI. (Keterukuran atas sistem kearsipan)
Dan pasti terkait rencana forum konsultasi ke Biro Umum KESDM di hari Senin 14 Juni 2021 nanti dengan mendasarkan arahan pimpinan pratama urusan dukungan manajemen dan administrasi di kantorku.
“Belum pak, taun 2021 kita baru diberi aba aba untuk menyusun Juknis melalui surat Biro Umum yang telah kita terima pada bulan lalu” balasku sembari nunggu lampu hijau pada perempatan Buncit.
Secarik surat dari unit pembantu pembina kearsipan (sekretariat Jenderal Kementerian), telah menghadirkan tanggungan kerja penyusunan aturan main kearsipan di Direktorat Jenderal.
“Karena aturan baru diberlakukan awal 2021, maka kita harus menyesuaikan dengan Permen ESDM nomor 2 tahun 2020 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan KESDM, Kepmen ESDM Nomor 167 tahun 2020 tentang Klasifikasi dan Sistem Klasifikasi Akses dan Keamanan Arsip, serta Kepmen ESDM Nomor 187 tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip” penaku untuk menambahkan keterangan atas investigasi pekerjaan dari wakil manajemen dikantorku.
Akhirnya, tulisan ini meredakan kegelisahan kearsipan di area penyusunan konsep sistem yang berada di luar jangkauan ku sebagai arsiparis penyelia. Namun demikian, provokasi pernah menjadi arsiparis teladan nasional itu memojokkanku.
Kuketik pasal pasal dari dari norma yang mendasari kewajiban Ditjen Migas untuk menyusun Pedoman Tata Naskah dinas baik dari versi Permen ESDM maupun kukaitkan dengan perubahan kondisi Birokrasi dengan tema Tranformasi Digital.
Nyatanya, nalar ini sudah tidak kompatibel lagi mengikuti tata cara lama. Jenis dan Format, pembuatan, pengamanan, kewenangan penandatangan, dan pengendalian naskah dinas yang menjadi lingkup Tata Naskah Dinas terkait erat persyaratan prasarat proses bisnis dan data
Apa itu Proses Bisnis yakni mencakup deskripsi peran/aktor pelaksana, kode proses, proses bisnis level 0, proses bisnis level 1, proses bisnis level 2, dan proses bisnis integrasi aplikasi melalui antar muka pemrograman aplikasi.
Proses bisnis level 0 merupakan pengelolaan Arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Kemudian di eksekusi menjadi proses bisnis level 1 hingga 2 sehingga total ratusan proses bisnis.
Tentu ini menjadi paradigma berpikir transformasi digital. Bukankah aneh, tatkala tuntutan digital, namun pola pikir masih konvensional.
Nurul Muhamad 