Daftar Isi Berkas

[8/6 11.21] pengadminitrasi subdit Standarisasi Migas: “Pak nurul, ini aku dini yg td ke bawah sama bu indasah.. Maaf pak mo nanya td kelupaan, kalo 2020 2021 kan rata” surat udah di nadine, berarti aku rekapnya cuma yg ada hardcopynya aja kan yaa? Karna kan aku gada akun nadine jadi ga bisa buka surat apa aja yg diproses gitu“

Pertanyaan seperti di atas meluncur deras minggu ini. Pemberian konsultasi penyusunan daftar isi berkas untuk para pengadminitrasi di unit pengolah.

Pasalnya, daftar isi berkas bakal menjadi data dukung penilaian pengawasan kearsipan. Apa itu pengawasan kearsipan, yakni tool dalam pengukuran kinerja kearsipan pada instansi pemerintahan. 

Sampai di tanggal 9/6 11.12, progres pengadminitrasi yang telah berkonsultasi secara langsung adalah, subdit Harga, subdit wilayah kerja, subdit Standarisasi, subdit kerjasama, subdit investasi, subdit penerimaan negara dan subdit Teknik hilir. 30 persen dari subdit yang ada di Ditjej Migas. 

“Daftarin judul2 isi odner yang ada di ruangan, masukan sesuai form excel maren. Kalo bingung, datang ke lantai 4, kita diskusikan👍” Tulisan di WAG para pengadminitrasi sebagai media sosial kearsipan Ditjen Migas

Berikut Cara Pengisian DAFTAR BERKAS : 

1. Kolom 1, Diisi Dengan Nomor urut berkas
2. Kolom 2, diisi dengan kode klasifikasin Arsip
3. Kolom 3, diisi dengan uraian informasi dari Arsip/ berkas berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip
4. Kolom 4, diisi dengan masa/kurun waktu Arsip Tercipta
5. Kolom 5, diisi dengan jumlah banyaknya Arsip dalam satuan yang sesuai dengan jenis Arsip
6. Kolom 6, diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses Arsip
7. Kolom 7, diisi dengan keterangan spesifik dari jenis Arsip, seperti tekstual,kartografi, audio visual,elektronik, dan digital

Tata cara Pengisian daftar tersebut masih membingungkan para pengadminitrasi, karena harus membuka Kepmen ESDM tentang Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi dan

Keamanan Akses Arsip. 

Cara Pengisian DAFTAR ISI BERKAS :

1. Kolom 1, diisi dengan nomor ururt berkas
2. Kolom 2, diisi dengan nomor item Arsip
3. Kolom 3,diisi dengan kode Klasifikasi Arsip
4. Kolom 4, diisi dengan uraian informasi dari Arsip/ Berkas
5. Kolom 5, diisi dengan tanggal Arsip Tercipta
6. Kolom 6, Diisi dengan Jumlah Arsip dalam satuan yang sesuai dengan jenis Arsip
7. Kolom 7, diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan Akses ARsip
8. Kolom 8, dengan keterangan spesifik dari jenis Arsip, seperti tekstual,kartografi, audio visual,elektronik, dan digital

[9/6 15.40] pengadminitrasi usaha penunjang: “Pak Nurul, izin tanya jika nama berkas menggunakan Klasifikasi Surat, contoh : seperti  klasifikasi surat MG.06.10 Subdit Usaha Penunjang, apakah boleh pak? 🙏 “

[9/6 16.20] pengadminitrasi Investasi: “Pak nurul mau tanya utk file SKUP bisa ga saya masukinnya nama PT nya aja bukan nomor surat nya”.

[9/6 17.40] pengadminitrasi Penerimaan Negara:”Kalau semisal ada surat yg bentuknya SK menteri namun berkas yg kita miliki hanya sampai surat keluar tdt dirjen (sk nya hanya draft) apa perlu kita cari juga untuk nomor SK nya pak? Atau cukup sampe surat keluar yg ditdt dirjen saja?”