Tata Rekaman Naskah Dinas (Pendahuluan)

Ditjen Migas harus menetapkan sistem manajemen rekaman yang dapat menjamin penyimpanan dan pemeliharaan rekaman. Semua rekaman yang dihasilkan dari aktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi secara organisasi serta jabatan tertentu harus dapat menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas Ditjen Migas sesuai dengan standar yang ditetapkan. 

Ada dua premis yang harus kembali disebut yakni:

1. Pelaksanaan tugas dan fungsi dicerminkan pada uraian tugas dan fungsi direktorat portofolio. 
2. Uraian jabatan fungsional tertentu yang mendukung unsur pimpinan selalu pemilik bisnis proses. 

Kedua premis tersebut diukur dengan standar pada tiap proses bisnis di tiap level. Aktor pelaku di setiap jenjang pada satu bisnis proses di level tertentu dikaitkan dengan standar mutu dan baku. 

Pada lingkungan terkait standar pengelolaan rekaman, terdapat standar baku yang perlu dijadikan rujukan yakni Peraturan Menteri ESDM No. 02 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM. 

Kriteria Umum yang menjadi titik keterukuran antara lain:

1. Rekaman yang digunakan harus yang sah dan revisi terkini.
2. Rekaman dikaji ulang secara berkala dan dilakukan revisi jika diperlukan.
3. Rekaman yang diperlukan berada di area pengguna.
4. Rekaman mudah diakses dan mudah diketemukan sesuai klasifikasi keamanan akses (Keputusan Menteri ESDM No. 67 tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (SKKA) 
5. Rekaman harus diidentifikasi dan diberi kode identifikasi dan pengaturan distribusi melalui Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) 

Prosedur pengendalian rekaman harus ditetapkan untuk menjamin dilaksanakannya:

1. Pemberian identifikasi dan indek pada rekaman pada saat diciptakan berdasarkan Keputusan Menteri ESDM no 67 tentang Klasifikasi Arsip
2. Penyimpanan pada tempat yang aman;
3. Penolakan akses untuk pihak yang tidak berkepentingan;
4. Pemeliharaan dari kerusakan dan kehilangan, dan ;
5. Penetapan masa simpan rekaman sesuai Keputusan Menteri ESDM No 87 tentang Jadwal Retensi Arsip KESDM
6. Ketentuan pengendalian rekaman ini juga diberlakukan untuk rekaman yang bersifat soft copy (data komputer elektronik)

Ditjen Migas harus dapat menjamin bahwa setiap personel yang terlibat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja serta organisasi, termasuk pihak-pihak lain yang dapat mengakses data atau informasi terkait, harus menjaga kerahasiaan dan keamanan semua rekaman dan data serta informasi lain yang terkait dengan estimasi cadangan yang dikerjakannya.

Informasi ini tidak boleh disampaikan kepada pihak lain tanpa persetujuan pemilik rekaman dan data. Seluruh PNS Ditjen Migas maupun subkontrak wajib menyatakan tentang kerahasiaan dan keamanan sesuai tingkat keamanan (rahasia, sangat rahasia, terbatas, dan biasa) 

Prosedur pengendalian semua rekaman yang digunakan dan dibuat oleh Ditjen Migas didokumentasikan pada suatu database yang saat ini berada di Aplikasi Persuratan Online (Nadine KESDM) dan aplikasi perizinan secara online.