Simpan aslinya, distribusikan copy nya!!!! Mudah diketemukan jika Naskah Asli tetap disimpan di Unit Penerima Naskah sesuai tujuan Surat (bukan unit kerja pelaksana). Ternyata dalam mempermudah pengendalian Arsip, naskah asli yang diterima tetap disimpan di unit penerima pada kesempatan pertama (sesuai daftar tujuan). Untuk keperluan tindak lanjut arahan pimpinan, naskah asli tidak perlu di distribusikan kepada unit kerja di bawahnya.
Praktik distribusi naskah asli ke unit kerja pelaksana, tentu akan mengancam keberadaan naskah asli. Karena sebagai kelengkapan berkas tindak lanjut arahan pimpinan, naskah asli akan uncontrol (beredar dan digandakan tanpa ada kendali)
Hal tersebut menjadi simpulan ringanku, best praktis sejak 2019 dengan adanya sistem informasi Persuratan Dinas secara elektronik. Copy berupa hasil scan/pemindaian yang telah teregister pada aplikasi pada unit penerima naskah asli, cukup menjadi naskah yang terdistribusi ke unit kerja pelaksana.
“Listnya ini Mas Nurul, menyambung info dr pak Komar, yang diminta terkait gugatan thd Menteri yang perlu disiapkan” Pena Arif staf Ekplorasi Migas melalui gawai pada 23 Juni 2021 pukul 17.19 WIB. Pena itu mengelisahkan malam menuju hari kerja. Hingga sampai di ruangan itu sejak di Kamis pagi yang seharusnya LockDown dampak Pandemi.
Sejak nempelnya peluh sepedaan ngantor di sekujur badan tak sempat kubilas dengan air mandi, hanya lima item dari tiga belas yang berhasil diketemukan. Setidaknya dari lima item itu, bentuk asli untuk yang memang diterbitkan dari kantorku.
Arsip yang asli bisa ditinjau dari institusi penerbitnya. Dan hanya satu item yang diterbitkan oleh kantorku. Namun demikian, secara konsepsi kearsipan dibangun dari instansi penerbit atau dikirim dan terima (Instansin penerima). Setelah diterbitkan (penciptaan arsip), tentu akan ditransmisikan sampai kepada tujuan (diterima).
Sampai disini, kejadian penelusuran araip sebagai bukti dukung Hukum itu meninggalkan catatan pendalaman bagiku. “Kenapa tidak mencari pada unit penerbit “ Ujar pengawas di unit penerima naskah (TU Menteri)
Kalimat sub koordinator persuratan Menteri itu membuka tabir, bahwa unit penerbit menjadi pihak yang akan melegalisasikan kebenaran atau keaslian naskah. “Begitulah konsepsi kearsipan, dilihat dua arah, unit penerbit dan unit penerima” balasku melalui sambungan telepon dikala aku mengkonfirmasi keberadaan naskah asli.
Akhirnya, peran arsiparis pada unit kerja pelaksana akan lebih bermakna jika terjalin komunikasi dengan unit penerima naskah asli. Kemudian, beralihnya praktik distribusi naskah dari bentuk asli ke bentuk copy yang teregistrasi, tentu akan memudahkan kontrol naskah asli (area pemanfaatan TIK pada urusan persuratan)
Naskah asli diperlukan sebagai data dukung hukum dalam proses pengecekan keaslian naskah sebelum pemateraian kembali (Leges) ke POS Indonesia. Nah, bagaimanakah jika naskah yang diterima adalah hasil scan??? Carilah di unit penerbit naskah!!!.
Nurul Muhamad 