Djoko Utomo, Kearsipan

“Kembali ke zaman batu, kalo Kearsipan hanya berguna untuk kearsipan sendiri” Ucap Bapak Djoko Utomo. Kalimatnya selalu terdengar menggebu gebu. Lantang memberi tekanan definisi pemaknaan kearsipan menembus batas wilayah NKRI yang tak mau lagi disebut penerus peninggalan kolonial.

“Mohon maaf saja, Hari Kearsipan 18 Mei itu memang saya yang menginisiasi, bahkan mendahului konvensi di kancah internasional” tutur katanya yang terekam dalam ingatanku kala Webinar “lembaga Kearsipan oleh FORSIPAGAMA DAN PAPTI.

Seminar via Zoom pada 15 Juli 2021 menghadirkan tokoh kearsipan karismatik berkumis tebel warna putih. Siapa lagi kalo bukan Bapak Djoko Utomo (Kepala ANRI 2004 -2009). Birokrat yang berhasil menggelindingkan Undang Undang Kearsipan tahun 2009. Sosok Dosen terbang dari Jakarta dikala pertama kali aku terinspirasi dengan aura positif kearsipan. 

Aku yang menguntit acara sejak pembukaan di balik gawai dan jaringan internet, tak menyia-nyiakan kesempatan untuk kembali bersua. “Perkenalkan Pak Djoko, saya pernah mengundang Bapak selaku Kepala ANRI dalam seminar nasional berjudul Tantangan Profesional Kearsipan di Era Teknologi Informasi, Mahasiswa Arsip UGM” Kataku dengan sedikit gemeter. Maklum, berada dalam forum dengan berbagai peserta bergelar master kearsipan itu, pekerja Arsip level keterampilan ini sedikit grogi.

“Bahkan sebelum lahirnya UU Kearsipan tahun 2009 pak, namun yang terjadi UU tidak berkonsepkan RCM (record continue model)” Sambung perkenalanku untuk mengawali respon ceramah beliau yang penuh semangat itu. Ya kala itu, aku sebagai ketua Himadika UGM Yogyakarta, menyandingkan Kepala ANRI dengan pakar telematika, KRMT Roy Suryo yang tengah beken di tahun 2004.

“Begini pak, jika dikembalikan pada Prinsip Kearsipan (provenance dan original order), kemudian konsep Organisasi Kearsipan (UP dan UK) yang saya kira alternatif baik di kala itu, dan saya juga sependapat jika Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi diberikan ruang yang lebih di Undang Undang, bagaimana dengan kami di Kementerian. Dimana Kementerian ESDM dengan keunikannya, pengaturan institusi seperti Ditjen Migas, SKK Migas(dx BPMIGAS),BPH Migas, dan BUMN Migas?” Kata lanjutan yang keluar dari mulutku. Atau setidaknya itu yang bisa aku tulis kembali setelah tadi mengikuti secara live via Zoom. 

Jika dituliskan kembali secara sederhana, sebenarnya aku mempertanyakan konsep Arsip terjaga yang disematkan di UU Kearsipan 2009. Termasuk Arsip Terjaga ialah kontrak karya yang kemudian di maksudkan perjanjian kerjasama pengusahaan Migas. Setidaknya itu yang terdapat di Peraturan Arsip Nasional RI sebagai penjelas kluster terjaga dengan segala pengaturan pelaporan dan penyerahan. 

Akhirnya, tulisanku dari seminar bertajuk “Lembaga Kearsipan” oleh komunitas kearsipan UGM Yogyakarta bersama PAPTI hari ini ,menjadi enggel mempertanyakan kembali UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Barangkali menurutku suatu revisi, penyesuaian atau apapun. 

Sepuluh tahun konsep Life Cycle Of Records yang diadob dalam sistematika Undang Undang Kearsipan dirasa kurang menjawab tantangan zaman. Konsep tandingan yang digulirkan oleh Australia di tahun 1990an yang dikenal dengan Records Continum Model, bisa jadi lebih kompatibel dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Meski bagiku, Indonesia tetap harus menjaga keunikan bersamaan pandemi Virus menjadi dalih kuat pembatasan sosial demi kesehatan masyarakat, telah menempatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi diatas segala-galanya. 

Triggernya, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang kurang berperan atau tidak diberikan peran di aturan Pelaksanaan Undang Undang (PP 28/2012). Namun bisa lebih dari itu, pemaknaan Lembaga Kearsipan dari sudut pemikiran PostModernism dimaknai sebagai inisiasi mensejajarkan urusan kearsipan dengan urusan lainnya. 

Bagiku, hal tersebut menjadi tantangan insan kearsipan yang sangat berat. Mindset atau pola pikir yang telah terstruktur sejak dulu atas adanya principel of provenance dan original order terus membayangi kearsipan Indonesia. Belum lagi jika secara pragmatis mengkaitkan antara kontek, konten, dan struktur dalam pemaknaan arsip.

Bukankah sudah lama Kearsipan itu identik dengan kaidah yang kaku demi menjaga marwah kearsipan itu sendiri??? Bukankah kearsipan itu mengakui keunikan yang licin jika disentuh pendekatan standarisasi. Bahkan kearsipan itu alamiah, seperti yang aku pahami dari pikiran Profesor T. Liang Gie yakni terakui keberadaannya seiring adanya transaksi (byproduct).