Transformasi Digital bukan lagi tuntutan, namun kebutuhan. Terlebih di masa Pembatasan Masyarakat (PSBB,PPKM) dampak Bencana Nasional Non Alam. Transformasi Digital tentu berbeda narasi dengan digitalisasi.
Narasi digitalisasi atau digitasi yang selama ini beredar adalah menangkap rekaman pekerjaan bermediakan kertas konvensional ke dalam format elektronik (contohnya pdf.). Sedangkan transformasi digital menangkap rekaman yang telah bermediakan elektronik (contohnya pdf.) untuk dapat memberikan dukungan penyelesaian pekerjaan.
Transformasi Digital pada urusan persuratan dapat digambarkan pada pergelaran “sinau bareng” bertajuk mengenal user sekretaris dan operator. Jumat, 30 Juni 2021, Unit Kearsipan Ditjen Migas berhasil menggaet 40 staf yang tersebar merata di seluruh Unit kerja di lingkungan DJM.
“Kami selalu mengklik tombol “kirim” setelah surat ditandatangani secara elektronik oleh Bapaknya ” kata Kurniawan. Secara otomatis, data riwayat pengiriman surat pun tersimpan pada database dan dapat terbaca detil waktunya (tanggal dan jam).
Pun sama halnya yang dilakukan Eva untuk surat keluar bertanda tangan Ibu Direktur Hilir. Eva maupun Kurniawan memainkan dua peran sekaligus pada aplikasi persuratan elektronik. Untuk pengiriman surat, mereka dipersyaratkan beralih peran ke user operator.
Pertanyaan ku pun beralih pada surat yang ditujukan ke pihak (red:tujuan surat) yang tidak terakomodir pada aplikasi persuratan elektronik. Bagaimana tindak lanjutnya? Apakah surat elektronik harus diunduh dan disampaikan kepada unit pengonsep surat?
“Di DMB, nota dinas yang ditujukan ke pejabat pengelola anggaran dialamatkan ke subdit yang menaungi PNS bersangkutan” Jawab Noni. Jawaban tersebut persis yang dipraktikkan DMO. Meski demikian, secara fisik rekaman pekerjaan atau arsip surat elektronik tertera tujuan pejabat pengelola anggaran.
Sampai disini, nalar transformasi digital pun telah mengelaborasi fungsi sarana pengiriman surat. Apa sarana pengiriman surat elektronik? Misalnya sarana komunikasi WA, Email, TELEGRAM, dan seterusnya, termasuk dalam konteks aplikasi persuratan.
Terus, bagaimana dengan surat ekternal? “Saya sampaikan ke staf pada unit pengonsep surat pak” Chat Ismail di DME. Surat ditujukan pihak di luar Kementerian ESDM membutuhkan tindakan pengiriman melalui sarana email, WA maupun TELEGRAM.
Transformasi digital telah merubah wajah buku agenda sebagai media penuangan tindakan lanjut arahan pekerjaan dari pimpinan. Begitu juga buku ekspedisi yang menyajikan data pelacakan status rekaman pekerjaan.
Ganjar bersama Maulana yang menjadi palang pintu pengiriman surat elektronik level eselon satu, tak kesulitan melacak keberadaan status surat. Penyampaian tindak lanjut pekerjaan kepada pimpinan tertinggi kementerian, terekam sejak pengkonsepan. Bahkan sesampai di manajemen tertinggi kementerian, riwayat rekaman tindak lanjut surat telah terdokumentasi.
Akhirnya, sinau bareng transformasi digital lebih dari pemanfaatan TIK. Proses tranformasi teknologi yang dapat dimulai dari logika penyelesaian pekerjaan terkomputerisasi. Full elektronik sejak proses membuat, memeriksa, menandatangani, mengirim dan menerima, mendokumentasikan,mengarsipkan dan menyajikan informasi untuk dukungan pengambilan keputusan pimpinan.
Nurul Muhamad 