“Besok apa boleh pak? ayu dan Ijal presetasi. untuk hari ini apa boleh pak ayu dan ijal bimbingan sama bapak terkait judul laporan kerja praktik, soalnya di kampusnya ada syarat bimbingan 3 kali sama instansinya” WA izal pagi ini.
Dengan tulisan yang sama, ayu pun mengajukan bimbingan terkait judul PKL selama dua bulan yang akan berakhir di pertengahan Agustus 2021. Mendapatkan WA tersebut, sembari menyelesaikan paparan exit meeting Pengawasan Internal Ditjen Migas, aku pun melayani bimbingan untuk mereka.
Ayu yang berasal dari Aceh mengetengahkan judul peran dan fungsi kearsipan dalam penyajian data. Bagiku, judul itu sudah sesuai dengan kedudukan Unit Kearsipan dalam mendukung layanan birokrasi. Ya, lebih lugasnya berada di layanan umum sebagai supporting Unit kepada Sekretariat Ditjen Migas.
Sebagai Unit kerja di bawah direktorat jenderal Migas, Sekretariat Ditjen Migas bertugas memberikan dukungan administrasi dan manajemen. Salah satu urusan tersebut berada di rumpun perkantoran yakni ketatausahaan yang kemudian di namakan kearsipan.
Kearsipan dilaksanakan oleh jabatan fungsional tertentu (JFT) Arsiparis. Sesuai Peraturan Menteri ESDM No. 15 tahun 2021 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja KESDM, Arsiparis berada di bawah manajemen Bagian Umum.
Sebagaimana Tugas Bagian Umum, dimana di pasal 47 Permen ESDM 15/2021 menyebut urusan ketatausahaan. Kemudian Bagian Umum terdiri pula pada kelompok jabatan fungsional.
Akhirnya tulisan ini sedikit penggambaran untuk ayu dan rizal, mahasiswa magang di Unit Kearsipan Ditjen Migas. Gambaran kedudukan kearsipan yang tidak secara eksplisit tertuang di dalam struktur organisasi.
Sampai nanti dilantiknya Kepala Bagian Umum, maka arsiparis dan peran kearsipan di Ditjen Migas diawasi oleh Sub Koordinator Tata Usaha. Sub Koordinator ini merupakan sebutan di masa peralihan sebagai konsekuensi program presiden tentang penyederhanaan birokrasi dengan jalur transformasi jabatan.
Sub Koordinator sejajar pada jabatan pengawas atau pejabat eselon IV sebagaimana yang disebut Permen ESDM No 13 tahun 2016 dengan sebutan kepala sub bagian Tata Usaha. Kini Permen 13/2016 telah dicabut dan diganti dengan Permen ESDM 15/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja KESDM.
Nurul Muhamad 