Masukan atau input yang di proses menjadi keluaran atau output perlu dipahami oleh pengelola rekaman kegiatan. Siapakah pengelola rekaman kegiatan itu? Adalah pegawai yang menangani urusan dukungan administrasi pada suatu unit kerja.
Ya…umumnya, staf admin pada direktorat yang berada ruang kerja koordinator (dulu disebut dengan Sub Direktorat). Selain itu juga pada Staf sekretariat pimpinan tinggi. Biasa disebut dengan sekretaris, yang dituangkan dalam SK Pramu Kantor.
Sampai disini, penyebutan staf admin atau sekretaris pimpinan sebetulnya merupakan nomenklatur jabatan “Pramu Kantor”. Dalam tugas pramu Kantor ini, rekaman kegiatan tercatat dan terdokumentasi dalam format database atau aplikasi persuratan.
Dulu sih disebut dengan agenda surat masuk dan surat keluar. Di era transformasi digital, maka dapat disebut agenda elektronik. Namun demikian, pemahaman sarana agenda elektronik akan bergeser ke aplikasi naskah dinas elektronik.
Dari uraian diatas, mengantarkan tulisan ini untuk menggambarkan forum belajar bareng yang diberikan nama “Klinik Virtual Arsip Migas”. Terhitung sejak tanggal 27 Agustus 2021, terselenggara forum yang menggaet staf admin, sekretaris pimpinan (pramu Kantor) melalui zoom meet.
1 September 2021 adalah kali ke sembilan. Tak kurang dari 20 sampai 70 peserta setiap hari nya. Topik yang berganti tiap harinya memantik diskusi. Sebut saja untuk topik hari Senin, 31 Agustus 2021 yakni Output Kerja Kearsipan. Bahwa pemahaman input yang di proses menghasilkan output, akan berguna untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan perkantoran.
Kita tahu bersama, bahwa proses bisnis level 0 di kearsipan terdiri dari empat tahapan yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Semudah itu proses bisnis kearsipan menuntut pekerjaan. Apa output penciptaan arsip? Adalah naskah dinas dan dokumentasinya. Ada berapa dokumentasi penciptaan arsip, yakni register surat masuk, register disposisi, riwayat disposisi, register surat keluar.
Dari output tersebut perlu melirii proses bisnis level 1. Bagaimana proses bisnis register surat masuk, dan bagaimana proses bisnis penomoran surat keluar atau registernya. Dan seterusnya
Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi ceritaku untuk terus membina Klinik Virtual Migas demi peningkatan wawasan staf admin. Semoga menjadi bekal dalam menuju kearsipan yang lebih sempurna.
Nurul Muhamad 